Configuration des modèles d'email HubSpot

Dans la gestion de la relation client, des emails répétitifs sont souvent nécessaires pour assurer la cohérence à travers les différentes étapes de communication. Plutôt que de copier et coller le texte depuis un document et d’ajuster manuellement chaque email, les modèles d'email de HubSpot offrent une solution simplifiée.

Cet article, faisant partie de mon guide complet de la mise en place d'un portail hubSpot optimisé, traitera de  comment configurer, organiser et utiliser des modèles d'email de manière efficace.

Pourquoi utiliser des modèles d'email ?

Utiliser les modèles HubSpot vous permet de créer une bibliothèque d'emails pré-écrits, ce qui vous fait gagner du temps et garantit la cohérence dans vos communications. Au lieu de copier du texte et d’éditer manuellement les champs de personnalisation, vous pouvez configurer des modèles avec des tokens dynamiques qui intègrent automatiquement les informations de contact pertinentes.

Comment créer un modèle d'email HubSpot

• Accédez à Conversations > Modèles : Dans HubSpot, allez dans Conversations > Modèles et cliquez sur Nouveau modèle à partir de zéro.
• Configuration du modèle :
  • Nom : Donnez un nom interne à votre modèle pour le rendre facile à reconnaître.
  • Objet : Entrez une ligne d'objet pour l'email.
  • Corps : Rédigez le contenu de l'email en utilisant des tokens de personnalisation comme le nom ou la société du contact pour le rendre automatiquement pertinent pour chaque destinataire.
  • Enregistrer : Une fois satisfait, cliquez sur Enregistrer le modèle. Votre modèle fait désormais partie de votre bibliothèque et est prêt à être utilisé.

Note : Les utilisateurs doivent disposer d'un accès Sales Hub pour créer des modèles, mais une fois enregistrés, les modèles sont accessibles à tous les utilisateurs.

La bibliothèque de modèles HubSpot

HubSpot propose également une bibliothèque de modèles d'emails pré-conçus, optimisés pour la conversion dans différents types d'entreprises. Ces modèles peuvent être importés dans votre bibliothèque, vous évitant ainsi de créer des modèles depuis le début.

Organiser les modèles

Pour garder vos modèles organisés et facilement accessibles, HubSpot vous permet de les classer dans des dossiers.

• Structure des dossiers : Mettez en place une structure de nommage hiérarchique pour organiser les modèles par catégories, comme B2B et B2C, ou par étapes du parcours client.
• Renommer pour plus de clarté : Étiquetez chaque modèle de manière claire, par exemple “B2B_Suivi” ou “B2C_Email_Bienvenue” pour faciliter la recherche du bon modèle.
• Déplacement des modèles : Vous pouvez déplacer les modèles dans leurs dossiers respectifs pour un espace de travail simplifié.

Comment utiliser les modèles

Lorsque vous êtes prêt à envoyer un email, l’utilisation des modèles est simple :

• Allez dans Contacts : Choisissez le contact auquel vous voulez envoyer un email.
• Sélectionner un modèle : Au lieu de taper un nouvel email, cliquez sur Modèles et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
• Personnaliser et envoyer : HubSpot remplira automatiquement les tokens de personnalisation avec les informations du contact. Vous pouvez ajouter d'autres ajustements pour adapter l'email à la conversation, puis cliquez sur Envoyer.

Ajouter des extraits pour des réponses rapides

Les extraits sont de courts blocs de texte réutilisables que vous pouvez insérer dans les emails pour gagner du temps sur les questions fréquentes ou les réponses standard.

• Accédez aux extraits : Allez dans Conversations > Extraits.
• Créer un extrait :
  • Nom : Donnez un nom descriptif à votre extrait.
  • Raccourci : Utilisez un raccourci avec un hashtag (par ex., #test) pour insérer rapidement le texte de l'extrait dans vos emails.
  • Texte : Rédigez le bloc de texte réutilisable.
• Insérer dans l'email : Lors de la rédaction d'un email, tapez le raccourci avec le hashtag (par ex., #test) et HubSpot insérera automatiquement le contenu de l'extrait.

Maîtriser les modèles et les extraits aide votre équipe de vente à communiquer efficacement et de manière cohérente, améliorant ainsi la productivité dans l’ensemble.

Conclusion

En configurant des modèles et des extraits dans HubSpot, vous pouvez gagner du temps, maintenir un message cohérent et assurer un processus d'email simplifié. Que vous fassiez un suivi auprès des leads ou que vous répondiez à des questions courantes, les outils d'email de HubSpot vous aideront à rester organisé et efficace.