La planification de rendez-vous avec des clients est essentielle pour de nombreuses entreprises, et HubSpot propose une fonctionnalité intégrée pour simplifier ce processus.
Cet article de blog, partie de mon guide complet de la configuration de HubSpot, se concentrera sur les liens de réunion. Ils permettent aux utilisateurs de réserver des rendez-vous directement en fonction de vos disponibilités, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter les conflits d'agenda. Dans ce post, nous verrons comment créer et gérer des liens de réunion dans HubSpot, de la configuration à la personnalisation et à l'intégration des liens sur votre site web.
Qu'est-ce qu'un lien de réunion HubSpot ?
L'outil de réunion de HubSpot fonctionne comme les services de planification populaires en connectant directement votre calendrier à HubSpot. Il fournit aux utilisateurs un lien de réservation où ils peuvent prendre rendez-vous avec vous, en choisissant parmi les créneaux disponibles en fonction de vos paramètres de calendrier. Cet outil est entièrement intégré à l'écosystème HubSpot, ce qui facilite le suivi des interactions et l'automatisation des workflows en fonction des comportements de réservation.
Où trouver vos liens de réunion
Pour commencer, allez dans Ventes > Réunions dans HubSpot. Notez que chaque utilisateur doit connecter son calendrier à HubSpot pour créer des liens de réunion, et le nombre de liens de réunion par utilisateur dépend de leur niveau d'abonnement. Les utilisateurs disposant d'un accès Sales Hub auront plus d'options et pourront créer plusieurs liens.
Créer un nouveau lien de réunion
- Cliquez sur "Créer une page de planification" : Cela ouvrira la page de configuration.
- Choisir un type de page de planification : Vous verrez trois types, selon l'abonnement Sales Hub de l'utilisateur :
- Un à un : Un rendez-vous direct entre vous et le contact.
- Groupe : Permet d'afficher les horaires de plusieurs utilisateurs, permettant aux contacts de choisir parmi des disponibilités partagées.
- Round Robin : Distribue les rendez-vous de manière égale entre les membres de l'équipe, idéal pour équilibrer les rendez-vous au sein de votre équipe.
Pour la plupart des configurations, un lien de réunion un à un est suffisant, en particulier pour les consultations de vente individuelles.
Personnaliser votre lien de réunion
- Nom interne : Choisissez un nom clair, comme "Consultation de vente – [Votre Nom]".
- Organisateur : Sélectionnez l’organisateur qui recevra la réservation du rendez-vous.
- Détails de l’événement : Personnalisez le titre de l'événement, le lieu et la description. Vous pouvez personnaliser ces champs avec des jetons comme le prénom du contact pour rendre l'expérience plus engageante.
Configurer vos options de planification
Dans la section suivante, personnalisez les préférences de planification pour vous assurer que votre calendrier reflète vos disponibilités et vos besoins.
- URL du lien de réunion : Créez une URL personnalisée facile à partager.
- Détails de la planification :
- Durée : Définissez des durées fixes comme 30 ou 60 minutes, ou laissez les utilisateurs choisir.
- Disponibilité : Définissez les jours et heures où vous êtes disponible, en ajoutant des créneaux horaires pour chaque jour si nécessaire.
- Paramètres supplémentaires : Configurez le temps tampon entre les réunions, les incréments de temps de réservation et définissez le délai minimum pour les rendez-vous.
Configurer le formulaire de réservation
Votre formulaire de lien de réunion peut capturer des informations pertinentes, vous aidant à vous préparer pour chaque rendez-vous et à adapter l'expérience pour vos leads.
- Champs du formulaire : Par défaut, les champs pour le prénom, le nom et l'email sont inclus. Vous pouvez ajouter n'importe quelles propriétés de contact de votre CRM.
- Questions personnalisées : Ajoutez des questions spécifiques non liées aux propriétés, telles que "De quoi aimeriez-vous discuter ?" pour obtenir plus de contexte.
- Paramètres supplémentaires : Activez le CAPTCHA pour réduire le spam et configurez des options de pré-remplissage pour les contacts connus.
Confirmer les rendez-vous et automatiser les suivis
HubSpot offre plusieurs options pour les actions post-rendez-vous, y compris les emails de confirmation et de rappel.
- Confirmation : Choisissez d'afficher un message personnalisé ou de rediriger l'utilisateur vers une page spécifique, comme une page de remerciement ou de ressources.
- Automatisations :
- Emails de confirmation : Envoyez une confirmation à la fois à vous et au contact.
- Rappels : Configurez des rappels pour vous et le contact, afin de réduire les absences.
Gérer vos liens de réunion
Une fois votre lien de réunion prêt, vous pouvez commencer à le partager ou à l'intégrer directement sur votre site web.
- Copier et partager : Copiez le lien et partagez-le par email ou d'autres canaux de communication.
- Intégrer sur le site web : Intégrez le lien sur votre site, permettant aux visiteurs de réserver directement un rendez-vous.
- Cloner des liens de réunion : Si vous avez plusieurs membres de l'équipe commerciale, clonez des liens existants et assignez-les à différents organisateurs, gagnant du temps et assurant la cohérence.
Avec l'outil de réunion de HubSpot, vous pouvez gérer vos rendez-vous efficacement et simplifier l'expérience de réservation pour vos contacts, le tout dans un environnement CRM unifié.
Conclusion
Configurer des liens de réunion dans HubSpot simplifie la planification de rendez-vous et améliore la fonctionnalité de votre CRM. En créant des liens de réunion personnalisés, en adaptant les formulaires et en configurant des rappels, vous pouvez augmenter la productivité et offrir une expérience de planification fluide à vos leads.
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