Il y a de fortes chances pour que votre produit ou service s’adresse à une typologie de client bien précise et que tous les visiteurs ne soient pas aptes à devenir vos clients.
Dans un système désorganisé, l’équipe commerciale contacte chaque lead entrant dans le CRM. C’est une stratégie peu optimale qui impacte vos résultats au fur et à mesure que votre base de données client grandit.
Le but est de concentrer les efforts de votre équipe commerciale sur les leads aptes à devenir client sans perdre du temps avec des leads que l’on appellera “Non-Qualifiés”.
Par exemple, si vous vendez des activités de “Team Building” en région PACA, il ne sera pas pertinent de contacter votre nouveau lead freelance en région Parisienne.
Dans cet article, vous allez apprendre à créer un Workflow capable de trier automatiquement les Contacts Marketing pertinents pour les envoyer à vos équipes commerciales.
Sommaire :
Les pré-requis
Afin de réaliser ce workflow il vous faudra :
- Au minimum une offre Pro HubSpot : Marketing/Sales/Operations/Services (nécessaire pour la création de Workflows).
- Un formulaire de qualification.
- Les propriétés de qualification.
- Une propriété “Unqualified Reasons” pour identifier la raison de la non-qualification de nos leads. (nous allons la créer ensemble).
Pour illustrer ce Workflow, nous allons qualifier des leads pour un service ciblant les entreprises de plus d’un million de chiffre d'affaires, localisées en France avec un pouvoir décisionnel sur l’achat de notre prestation et contactable par téléphone.
Les préparations
Avant de nous lancer dans la création du workflow, nous devons définir nos propriétés de qualification et créer les formulaires nécessaires à la récolte de ces informations.
Bien définir ses propriétés de qualification
Pour être en mesure de qualifier automatiquement vos leads, vous devez au préalable vous demander qu’est ce qui fait qu’un lead est qualifié ou non. Prenez le temps de faire une liste de ces critères.
Pour retranscrire ces informations sur votre portail HubSpot, vous devez créer les propriétés correspondantes.
Comme pour chaque création de propriété, demandez-vous quel format de propriété est le plus adapté pour récolter cette information. Demandez-vous également s' il s’agit de propriétés relatives au contact ou à l’entreprise.
Lorsqu’il s’agit d’automatisation, évitez au plus possible les propriétés “Texte sur une seule ligne”, elles apporteront une grande inconsistance à votre automatisation de par leur caractère imprévisible.
Créez ensuite ces propriétés.
Nous voulons être capable d’identifier pour chaque lead, quel critère d’inéligibilité a été retenu. Pour ce faire, créez une propriété “Multiple CheckBox” appelée “Unqualified Reasons” et entrez tous vos critères de qualification:
Créer le formulaire de qualification
Maintenant que nos propriétés sont créées, il ne nous reste plus qu’à les intégrer dans un formulaire de qualification. Il s’agit du formulaire que nous utiliserons pour générer les leads à qualifier. Une méthode pertinente consiste à proposer un Lead Magnet en échange afin de maximiser vos conversions.
Pour ce faire, rendez-vous dans L’onglet “Marketing” → Lead Capture → Forms
Cliquez sur Créer un formulaire et choisissez le format correspondant à votre projet. (Si vous désirez avoir un formulaire s’affichant sur votre site internet, sélectionnez la première option “Embedded”) et choisissez le template vide.
Ajoutez toutes les propriétés relatives aux informations que vous souhaitez collecter en faisant des “glisser-déposer”.
Notes:
- Attention à bien choisir les types de propriétés correspondant à vos besoins (Contact Vs. Entreprises)
- Si les informations demandées sont capitales pour la qualification du lead, rendez ce champs obligatoires dans le mesure du possible.
- Renommez vos champs pour une meilleure expérience utilisateur.
Une fois avoir défini vos options et vos designs, il ne vous reste plus qu’à publier le formulaire et à l'intégrer à vos actions Marketing.
Créer le Workflow
Quel type de workflow?
Lors de la création d’un workflow, vous aurez la possibilité de définir sa “nature” via trois options :
- À partir de zéro ou à partir d’un template
- Le type de workflow (basé sur les contacts, les entreprises, les transactions etc.)
- Les conditions de départ (Workflow vide, à partir d’une date, d’une propriété de date etc.)
Dans le cas de notre Workflow, nous allons choisir : À partir de zéro, basé sur *Le type d’objet que vous souhaitez qualifié* en partant d’un workflow vide.
Les critères d'inscription
En ce qui concerne les critères d’inscriptions, plusieurs choix s’offrent à vous :
- Vous souhaitez qualifier uniquement les leads venant de formulaires donnés :
Choisissez “Soumission de formulaire” et sélectionnez le premier formulaire. Cliquez sur “Ou” et ajoutez le second, etc.
-
Vous souhaitez qualifier tous les leads possédant au moins une des informations de qualification :
Si vous souhaitez intégrer tous les leads possédant au moins une des informations nécessaires à la qualification, ajoutez- les une par une en choisissant “est connu”, en utilisant le bouton “Ou”.
Pour ce genre de Workflow, il est important d’activer la réinscription dans le but de re-qualifier les leads ayant vu leurs informations mises à jour.
La construction du workflow
Maintenant que nos critères d’inscriptions sont définis, il ne nous reste plus qu’à configurer notre processus de vérification.
Le concept du Workflow est assez simple. Nous allons simplement valider avec des branches Si/Alors si le lead coche toutes les cases d’éligibilité.
La première chose à faire est d’effacer la valeur de propriété “Unqualified Reasons”. Le workflow pouvant ré-inscrire un lead. Nous voulons que chaque re-qualification se déroule correctement.
Afin de vérifier un critère, il vous suffit d'ajouter une branche Si/Alors en sélectionnant la valeur de la propriété à vérifier.
Nommez votre branche de manière à identifier simplement votre vérification.
Si la condition est validée, le lead ira à gauche, sinon, il ira à droite.
Indiquez la raison de la non-qualification sous la branche de droite en assignant la valeur correspondante à la propriété “Unqualified Reason”. Sélectionnez “ajouter cette valeur” et non pas “remplacer”.
Ajoutez une nouvelle branche Si/Alors pour vérifier le deuxième critère sous la branche verte.
Il ne vous reste plus qu’à relier la branche “Aucun Satisfait” à la nouvelle branche pour récolter tous les critères de qualification du Lead et le faire terminer le workflow. Pour ceci ajouter l’étape: Aller à une action et reliez la à la branche Si/Alors.
Répétez ce procédé pour chacun des critères de qualification. Vous obtiendrez un Workflow comme celui-ci.
Il ne reste plus qu’à définir les leads comme qualifiés ou non.
Sous la dernière branche verte, créez une nouvelle branche Si/Alors et indiquez “Unqualified Reasons = N’est pas connu”.
(ps: n’oubliez pas de relier le dernier “Unqualified Reasons” à cette branche Si/Alors)
Sous la branche verte, libre à vous d’indiquer la qualification de vos leads :
- Soit par une mise à jour de vos Lead Status.
- Soit par une mise à jour de votre cycle de vie.
- Soit par une Checkbox “Qualifié”.
- Soit par tout autre procédé interne à votre portail.
Vous avez désormais un Workflow qualifiant automatiquement vos leads et indiquant les raisons de non-qualification.
Vous pouvez partir de cette base pour automatiser du nurturing, des affectations de leads, ou des créations de tâches automatisées.
La publication
Maintenant que tout est bien configuré, cliquez sur Publier. Une fenêtre de vérification s’ouvrira et l’on vous demandera de choisir entre deux options de publication.
Ce workflow peut être rétroactif selon si vous désirez qualifier tous les contacts existants répondant présentement aux critères d’inscription du Workflow. Faites votre choix et sélectionnez l’option correspondante.
Notes de fin
Voilà, votre Workflow est maintenant opérationnel et vous allez commencer à voir vos leads se qualifier automatiquement. Vous pouvez également utiliser les ChatBots HubSpot pour qualifier vos leads.
Si vous souhaitez retrouver tous les workflows créés et présentés par HS Simple, n’hésitez pas à demander gratuitement votre accès à la boîte à workflow. Une page web privée recensant tous les workflows demandés par la communauté avec une explication vidéo et un plan d’action simple sous forme de “to-do list”.
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