Télécharger des documents dans HubSpot peut considérablement simplifier votre communication commerciale en rendant brochures, dépliants commerciaux et autres documents facilement accessibles. Plutôt que d’attacher manuellement des fichiers depuis votre ordinateur pour chaque email, vous pouvez importer des documents dans HubSpot pour y accéder rapidement en un clic.
Cet article de blog, faisant partie de mon guide de configuration HubSpot, vous guidera dans le processus d’importation, d’organisation et d’utilisation efficace des documents dans votre portail HubSpot.
Pourquoi importer des documents dans HubSpot ?
Stocker directement les documents de vente et de marketing dans HubSpot permet de gagner du temps et assure la cohérence de vos communications. En ayant tous les documents nécessaires accessibles dans HubSpot, votre équipe peut rapidement attacher ou lier ces ressources dans les emails sans avoir à chercher dans les fichiers locaux. De plus, les liens de documents HubSpot vous permettent de suivre l’engagement, fournissant des informations précieuses sur la manière dont les prospects interagissent avec votre contenu.
Comment importer des documents
Accéder à la section Documents :
Dans HubSpot, allez dans Ventes > Documents. Ici, vous verrez une bibliothèque de tous les documents téléchargés. Si c’est votre premier téléchargement, la bibliothèque sera vide.
Télécharger des documents :
Cliquez sur Télécharger un document, sélectionnez la source (par exemple, depuis votre ordinateur) et choisissez les fichiers que vous souhaitez télécharger. Une fois sélectionnés, les documents se téléchargeront directement dans votre portail HubSpot.
Comment organiser vos documents
Une organisation efficace des documents facilite la recherche rapide de fichiers spécifiques. Voici quelques conseils :
Conventions de nommage :
Utilisez un format de nommage cohérent pour faciliter la recherche. Par exemple, incluez des détails clés comme le marché (B2B ou B2C), le pays (par exemple, France, UK) et le type de document (par exemple, brochure). Ainsi, en tapant un mot-clé ou deux dans la barre de recherche, vous pourrez rapidement localiser le document dont vous avez besoin.
Dossiers :
Vous pouvez créer un seul niveau de dossiers pour catégoriser les documents. Par exemple, créez des dossiers séparés pour les documents B2B et B2C. Bien que HubSpot ne supporte pas les dossiers imbriqués ici, ce niveau d’organisation peut tout de même améliorer considérablement la gestion des documents. Déplacez les documents dans leurs dossiers appropriés en sélectionnant un document, en cliquant sur Actions et en choisissant Déplacer vers un dossier.
Comment utiliser vos documents dans les emails
Pour utiliser un document dans un email, allez dans le profil du lead, cliquez sur Email, puis sélectionnez Document. Cela ouvre votre bibliothèque de documents téléchargés. Cliquez sur le document souhaité, et il apparaîtra comme un lien dans l’email au lieu d’une pièce jointe. Cette approche par lien permet de suivre l’engagement du destinataire, par exemple s’il a cliqué ou consulté le document.
Gestion des documents spécifiques aux leads
Pour des documents spécifiques à un lead particulier, tels que des NDA, devis ou factures, vous pouvez les ajouter directement au profil du lead. Voici comment :
Ajouter des pièces jointes spécifiques aux leads :
Sur la page de profil du lead, faites défiler vers le bas de la barre latérale droite jusqu’à la section Pièces jointes. Cliquez sur Ajouter pour télécharger des fichiers tels que des devis, factures ou autres documents spécifiques au lead. Ces pièces jointes resteront associées à ce lead spécifique, permettant une référence facile et une vue centralisée de tous les documents pertinents.
Conclusion
Importer et organiser des documents dans HubSpot peut simplifier votre processus de vente et améliorer la productivité. Avec tous les documents facilement accessibles et bien organisés, votre équipe peut offrir des communications cohérentes, suivre l’engagement et offrir une expérience fluide à vos prospects.
Restez à l’écoute pour plus de contenu dans notre guide de configuration HubSpot, où nous continuerons à explorer des moyens d’optimiser votre CRM et d’améliorer l’efficacité de votre équipe.
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