La gestion de votre portail HubSpot est la pierre angulaire des opérations et de la gestion des données de votre entreprise. Collaborer efficacement avec la personne en charge de votre portail, d'autant plus si cette personne n'est pas interne à votre entreprise, est primordial pour la bonne santé de votre activité.
Pour assurer une collaboration optimale avec votre spécialiste HubSpot il est important de prendre conscience du rôle qu’il joue dans votre organisation et d'éviter ces quelques erreurs que nous allons voir ensemble.
Cet article s'inscrit dans une série d'article de mon blog sur comment trouver le partenaire parfait pour la gestion de votre portail HubSpot.
Sommaire
- Restreindre les accès et champs d’action de votre spécialiste HubSpot
- Ne pas donner suffisamment de contexte à votre spécialiste HubSpot
- Considérer votre spécialiste HubSpot comme un exécutant
- Agir dans l’urgence
- Concentrer votre collaboration uniquement sur de l’opérationnel
- Ne pas définir de règles sur la gestion de votre portail HubSpot
Restreindre les accès et champs d’action de votre spécialiste HubSpot
Il est important de redéfinir ce que représente un spécialiste HubSpot pour votre entreprise. Un spécialiste HubSpot est la personne qui sera en charge de toute l’organisation de votre portail, de la gestion de la base de données à la conception et au suivi des automatisations de vos processus.
Afin de pouvoir réaliser ses tâches dans les meilleures conditions, il est important de fournir à votre spécialiste HubSpot tous les accès nécessaires (Super Admin HubSpot, accès administrateurs aux applications intégrés, accès à toutes les documentations internes liées aux process d’entreprises etc.)
Restreindre ses accès entraînera une limitation de son champs d’action, des aller-retour chronophage et de potentiels problèmes liés à une mauvaise connaissance du fonctionnement de votre entreprise.
Vous l’aurez compris, une collaboration efficace avec un spécialiste HubSpot demande une très grande confiance ! C’est pourquoi il est important de choisir rigoureusement la personne qui endossera cette responsabilité.
Ne pas donner suffisamment de contexte à votre spécialiste HubSpot
Votre portail HubSpot est intrinsèquement lié au quotidien de la plupart des équipes de votre entreprise. Chaque équipe a des besoins, des attentes et des contraintes particulières.
Faites en sorte de créer des opportunités de dialogues réguliers entre votre spécialiste HubSpot et l’ensemble des équipes impliquées dans l’utilisation de votre portail HubSpot.
L’optimisation de votre portail doit être pensée dans son ensemble pour permettre de proposer un outil simple et efficace à chacun de vos collaborateurs.
Plus votre spécialiste HubSpot sera au fait de l’entièreté des actions liées à HubSpot, plus il sera en mesure de façonner la machine la plus performante pour votre organisation.
Considérer votre spécialiste HubSpot comme un exécutant
Après seulement quelques mois, votre spécialiste HubSpot sera une des personnes de votre entreprise à avoir la vision la plus complète des opérations de l’entreprise et aura la meilleure compréhension de votre base de données et des automatisations lui étant liées (du fait qu’il en est l’auteur).
Vous pouvez simplement dresser une liste de tâche à réaliser par semaine mais vous passeriez à côté d’un des plus grands avantages de travailler avec un spécialiste HubSpot.
L’inclure dans les discussions stratégiques et faire appel à ses compétences d'organisation et d’automatisation en amont vous permet de vous assurer de la faisabilité d’un projet, les différentes possibilités lié à ce dernier et ainsi choisir la meilleure stratégie avec la personne directement concernée.
Agir dans l’urgence
Sur HubSpot, j’aime bien dire que “tout est possible, il s’agit juste de trouver comment !”. Et en général, il y a toujours une manière de réaliser un projet HubSpot : le faire vite ou le faire bien.
Plus votre activité va se développer, plus la gestion de votre portail deviendra complexe et organisée. Chaque ajout ou amélioration doit être pensé pour s’intégrer dans cette grande machine, au risque de créer une usine à gaz incompréhensible.
Si vous avez fais le choix d’un spécialiste HubSpot par rapport à une agence, c’est en partie pour la réactivité que ce dernier peut avoir sur votre opérationnel. Mais il est important de ne pas confondre réactivité et précipitation.
Il arrive parfois qu’une tâche de dernière minute doit impérativement être réalisée dans l’heure, et c’est, la plupart du temps, faisable. Cependant, travailler dans l’urgence empêche cette organisation nécessaire à une croissance saine et doit, soit être limitée au maximum, soit être accompagnée d’un temps de réorganisation pour être certain que votre portail reste claire et efficace.
Concentrer votre collaboration uniquement sur de l’opérationnel
Dans la même veine que le point précédent, il est important de comprendre que pour garantir une gestion saine de votre portail, un spécialiste HubSpot doit trouver du temps pour trois types de tâches :
- L’opérationnel
Alignées avec vos objectifs d’entreprises, elles constitueront 75% du temps de votre spécialiste HubSpot.
- L'organisation
Il est important de laisser le temps à votre spécialiste HubSpot de suivre, analyser et d’assainir le fonctionnement général de votre portail. Ne pas accorder ce temps réduit les chances d’identifier de potentielles erreurs opérationnels pouvant mettre à mal vos résultats
- La documentation
Malheureusement aucun spécialiste HubSpot n’est éternel et votre collaboration peut finir par s’arrêter un jour. Comme vu précédemment, votre spécialiste HubSpot est la personne ayant la plus grande connaissance et le plus grand contrôle sur l’entièreté de votre base de données et vos opérations. Il est primordial de réserver du temps pour documenter l’entièreté des process mis en place pour réduire votre dépendance à une personne en particulier.
Ne pas définir de règles sur la gestion de votre portail HubSpot
La dernière erreur à éviter et de bien définir au sein de vos équipes, quel collaborateur a le droit de faire quelle action dans HubSpot et essayant de cadrer un maximum les accès de chacun. Il n’y a rien de plus frustrant pour un spécialiste HubSpot de voir tout le monde créer de nouvelles propriétés, des listes non nomenclaturées, des formulaires utilisant les mauvaises propriétés etc.
Notes de fin
Trouver le spécialiste HubSpot parfait pour votre entreprise n’est pas tâche aisée. À travers cet article, j’espère avoir pu orienter votre recherche et vous éviter des pièges pouvant négativement impacter votre activité.
Si vous souhaitez discuter avec moi de votre recherche de spécialiste HubSpot, je me ferai un plaisir de vous aider.
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