Que vous choisissez HubSpot comme votre premier CRM ou que vous ayez décidé de changer de solution pour développer votre activité grâce à toutes les fonctionnalités portées par HubSpot, il y a de fortes chances que vous soyez déjà en possession d’une base de données de lead à importer sur votre nouveau portail HubSpot.
Dans cet article, nous ne nous attarderons pas sur les limitations techniques des importations de base de données sur HubSpot, nous nous focaliserons sur comment effectuer une migration efficace en tirant pleinement parti des différents outils proposés par HubSpot.
Sommaire :
- Les différentes méthodes d’imports de données HubSpot
- Faire le ménage dans ses fichiers d’import
- Créer les propriétés nécessaires sur votre portail HubSpot
- Les imports basiques : “à objet unique”
- Les imports complexes : “à objets multiples” et activités
- Règles de survie
- Notes de fin
Les différentes méthodes d’imports de données HubSpot
Pour toute importation de Leads dans HubSpot (que l’on parle de contacts, entreprises, transactions ou tout autre objet), il suffit de se rendre sur une vue contact ou entreprise et de sélectionner l’option “Importer” située en haut à droite de votre page.
En cliquant sur cette option, vous aurez le choix entre deux options : l’import “classique” et l’import “synchronisé”.
- L’import Synchronisé
HubSpot étant un outil dominant dans l’industrie des CRMs à mis au point plus de 100 intégrations natives vous permettant de faciliter la migration de vos données de leads d’un ancien outil à HubSpot.
Vous trouverez l’entièreté des intégrations disponibles sur la MarketPlace de HubSpot. Chaque intégration bénéficiera d’options différentes en fonction du logiciel concerné. Il y a de fortes chances que dans le cas d’une migration d’un SaaS vers HubSpot, vous trouverez la synchronisation désirée.
- L’import Classique
L’option de gauche vous permet de réaliser des imports de base de données sous forme de tableur excel ou de CSV.
C’est cette option que nous allons approfondir dans cet article car elle permet une plus grande flexibilité, un plus grand contrôle et s’applique à toutes les situations de migration.
Faire le ménage dans ses fichiers d’import
La première étape de votre migration de base de données de leads consiste à constituer un ou plusieurs fichiers d’import (CSV, XLS ou XLSX).
Récupérer ce fichier brute est une bonne excuse pour faire le tri dans votre base de données.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quelle information souhaitez-vous transférer vers HubSpot ?
- Est-ce que toutes mes informations sont formatées de la même manière ? (cf : Numéros de téléphones, informations de pays, titre des contacts, etc.)
Formater et nettoyer un fichier Excel est beaucoup plus simple et rapide que créer des automatisations d’uniformisation de la donnée sur HubSpot après coup.
HubSpot comprendra votre fichier de la manière suivante :
- Les colonnes sont des propriétés
- Les lignes sont des “Records” (contacts, entreprises, transactions, etc.)
Dans notre exemple d’import de contacts, chaque ligne équivaut donc à un contact et les propriétés mentionnées par chaque colonne seront alimentées par la valeur correspondant à la ligne du contact.
Prenez donc bien le temps de structurer et uniformiser votre fichier d’import afin de garantir une base de données saine et une importation indolore.
Créer les propriétés nécessaires sur votre portail HubSpot
Après avoir constituer votre fichier d’import contenant toutes les informations que vous souhaitez transmettre à HubSpot, il faut vérifier que votre portail est dans la capacité de recevoir toutes ces informations.
Pour ce faire, il vous suffit de créer une propriété pour chaque type d’information à importer.
Dans notre exemple d’import de contact, l’information “Favorite Food” n’est pas une propriété native à HubSpot. Si vous tentez d’importer le fichier tel quel, vous serez dans l’incapacité de stocker cette information.
Rendez-vous dans Réglages -> Propriétés -> Propriétés de Contacts -> Créer une propriété
Créer ensuite la propriété correspondant à l’information désirée.
Dans notre cas, c’est une propriété renseignée manuellement par le lead, nous choisissons donc le type “Texte sur une seule ligne”.
Attention : Il est capital de réfléchir à la meilleure manière de stocker et générer cette information afin de sélectionner le type de propriété adéquat !
Répétez ce procédé pour chaque nouvelle information que vous souhaitez transmettre à HubSpot.
Les imports basiques : “à objet unique”
Maintenant que nous avons vu comment constituer un fichier d’import et préparer votre portail à la bonne réception des diverses informations, voyons ensemble l’exemple d’un import “basique”, le cas de l’import d’un objet unique, à savoir ici, une liste de contact simple avec leurs propriétés.
Reprenons notre fichier d’import de début d’article :
Lors du choix d’import, sélectionnez l’option de gauche “Import Classique”.
Vous aurez alors trois possibilités, sélectionnez “Import à partir d’un fichier”
Sélectionnez ensuite le nombre de fichiers à importer, choisissez “Objet unique” (dans notre cas nous souhaitons simplement importer une liste de contacts) et sélectionnez l’objet correspondant à votre import.
Ensuite, glissez-déposez simplement votre fichier d’import, déterminez si vous souhaitez Créer, Créer et Mettre à Jour ou seulement Mettre à Jour vos contacts, et cliquez sur suivant.
Vous arrivez maintenant à la fenêtre de mapping.
Si vous avez nommez vos colonnes de la même manière que vos propriétés HubSpot, le mapping sera automatique. L’état du Mapping sera indiqué sur la colonne 1
Si ce n’est pas le cas, vous devrez modifier les colonnes 2 et 3 pour faire correspondre vos colonnes aux différentes propriétés HubSpot.
La colonne 4 est faite pour remplacer une valeur potentiellement déjà existante avec la nouvelle valeur de l’import (dans le cas de mise à jour de contacts).
Prenez bien le temps de valider l’entièreté des différents mapping pour vous assurer que votre import se déroulera sans encombre.
Une fois validé, pensez à créer une liste de l’import en question afin de pouvoir facilement identifier les différents leads en cas de souci. Il vous faut également cocher la case de consentement afin de valider l’import sur HubSpot.
Après quelques secondes ou minutes, votre import sera correctement effectué et vous retrouverez tous ces nouveaux contacts sur votre portail.
Les imports complexes : “à objets multiples” et activités
Un des intérêts principaux de HubSpot est de pouvoir créer des associations entre différents objets (cf : un contact et son entreprise), et les activités enregistrées des leads.
Pour pouvoir réaliser un import prenant en compte ces différentes associations, il faut effectuer une “importation à objets multiples”.
Prenons un nouveau fichier d’import visant à importer des contacts avec leurs informations d’entreprises et les différentes tâches leur étant associées sur un ancien CRM :
Commencer votre import comme lors de l’exemple précédent mais sélectionnez Objets Multiples :
Sélectionnez ensuite uniquement les objets et activités que vous souhaitez importer. (Dans notre exemple : Contacts, Entreprises, Tâches).
Comme sur notre exemple précédent prenez le temps de vérifier le mapping minutieusement. Ici, tout semble bon, sauf pour une propriété d’entreprise qui a été mappée avec une propriété de contact :
Il suffit donc de rectifier manuellement le mapping.
Si HubSpot n'interprète pas toutes les informations, définissez le mapping manuellement.
Règles de survie
Afin de conclure cet article, je souhaitais partager 3 règles de survie pour tout import réussi !
- Réaliser un import test sur votre Sandbox
Lors de gros imports, n’hésitez pas à réaliser une version test sur votre SandBox HubSpot afin de vous assurer que tout se passe sans encombre et analyser les potentiels conflits qu’un large import pourrait entraîner sur vos automatisations.
- Contacts Marketing
Attention : lors de vos imports de contacts, il vous sera demandé de les définir en tant que contacts Marketing ou non. Lors d’un import de grande taille, cette option peut être dangereuse sachant que vous êtes facturé en fonction du nombre de vos contacts Marketing.
- Record ID Vs Email
Lors d’un import, HubSpot a plusieurs règles d’identification de vos leads. Si il s’agit d’une mise à jour de contact, veillez à inclure une colonne “Record ID” considéré comme l’identifiant unique de vos contacts.
Si il s’agit d’un import de nouveaux contacts, l’email sera l’identifiant unique considéré pour votre import.
Notes de fin
J’espère que cet article a répondu à vos interrogations concernant les différents imports de leads sur HubSpot.
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