Votre portail Hubspot est un des éléments centraux de votre organisation et de ses opérations. Plus votre structure se développe, plus le nombre d’utilisateurs HubSpot, assurant un rôle spécifique sur votre portail, augmente.
Lorsque l’on parle d’organisation d’une certaine taille, ne pas définir de cadre précis d’utilisation de votre portail HubSpot est le meilleur moyen d’obtenir un outil incompréhensible, inutilisable et pas du tout sécurisé.
Votre portail HubSpot renferme l’entièreté des données de vos contacts, prospects et clients, ainsi qu’une grande partie des opérations de votre entreprise. Maintenir cet espace clair et sécurisé est impératif pour le bon développement de votre activité.
Dans cet article, nous allons voir ensemble comment utiliser les fonctionnalités des package “Entreprise” de HubSpot pour définir un cadre clair et optimisé pour la gestion de vos équipes et de vos données sur votre portail HubSpot.
Sommaire :
- Les conséquences d’une mauvaise gestion de ses utilisateurs HubSpot
- Opérationnelles : Une “usine à gaz” en guise de portail HubSpot
- Sécuritaires : Les fuites de données
- Collaboratives : Des complications opérationnelles au seins de vos équipes commerciales
- Comprendre les “équipes” HubSpot et les rôles de vos collaborateurs
- Gérer les accès HubSpot
- Définir en amont les accès nécessaires pour chaque rôle
- Affecter les bonnes autorisations au bon rôle
- La visibilité sur les leads de vos commerciaux
- Notes de fin
Les conséquences d’une mauvaise gestion de ses utilisateurs HubSpot
La mauvaise gestion de vos utilisateurs, équipes et accès HubSpot vient avec son lot de conséquences négatives que l’on peut répartir en trois catégories : les conséquences opérationnelles, sécuritaires et collaboratives.
Opérationnelles : Une “usine à gaz” en guise de portail HubSpot
Si vos utilisateurs HubSpot possèdent des autorisations non adaptées à leur rôle, votre portail ressemblera très vite à une usine à gaz où tout le monde crée ses propres listes, workflows, emails, propriétés.
En réalisant simplement leurs tâches quotidiennes vos collaborateurs vont peu à peu empêcher le maintien d’une consistance de vos données, apporter une complexité inutile à votre portail et entraver la gestion de votre CRM.
Il est recommandé de n’accorder uniquement les accès et autorisations nécessaires au bon déroulement de leur mission et d’établir des règles de conduite claire relative à l’utilisation de votre portail HubSpot.
Sécuritaires : Les fuites de données
Maintenant, si tout le monde peut accéder à toutes les données de votre CRM, il devient très difficile de maintenir la sécurité de votre base.
Un collaborateur mal intentionné pourrait par exemple saboter une automatisation ou simplement exporter l’intégralité de votre base à des fins personnelles.
Un autre exemple pourrait être celui d’un collaborateur non formé sur l’outil pensant envoyer une communication à un segment spécifique de votre base de données mais se retrouve par inadvertance à l’envoyer à son intégralité.
La mauvaise gestion de vos accès peut avoir un impact réellement négatif sur le développement de votre entreprise.
Collaboratives : Des complications opérationnelles au seins de vos équipes commerciales
J’ai appelé le dernier type de conséquences néfastes liées à la mauvaise gestion des accès, les conséquences collaboratives.
En effet, sur un portail où chaque utilisateur à une vue et un contrôle potentiel sur l’entièreté de votre base, des différents peuvent voir le jour au sein de vos équipes commerciales.
Un commercial peut se sentir lésé en observant qu’un collègue a plus de leads que lui ou estime que ses leads sont de moins bonne qualité. Mais le plus gros danger est si vos commerciaux ont la possibilité de changer l’attribution des leads (fonctionnalité des réglages natifs de HubSpot).
N’importe quel commercial peut alors s’attribuer un lead venant d’un autre et s’attribuer la vente de ce dernier ou encore récupérer plus de leads à contacter.
Bien évidemment, ces problèmes ne sont pas obligés de voir le jour au sein de votre organisation mais paramétrer correctement son CRM vous assure de les éviter.
Comprendre les “équipes” HubSpot et les rôles de vos collaborateurs
Maintenant que nous avons vu ensemble les différents risques liés à la mauvaise gestion de vos utilisateurs HubSpot, voyons les différents outils mis à votre disposition par HubSpot pour organiser vos équipes.
L’entièreté de ces fonctionnalités se trouve dans l’onglet “Utilisateurs et Équipes” des paramètres de votre portail.
Les utilisateurs
Cet onglet vous permet d’inviter des collaborateurs, de leur assigner une équipe, un ensemble d’autorisation défini ou d’attribuer des autorisations personnalisées.
Cet onglet vous permet d’obtenir une vue d'ensemble de l’organisation de vos utilisateurs HubSpot.
Les équipes
Les équipes sont une fonctionnalité intéressante et au centre de la bonne gestion de votre portail HubSpot. Vous pouvez recréer l’organigramme de votre entreprise sur HubSpot avec la possibilité de créer des équipes “enfants”.
Sur cet exemple, chaque ligne de texte équivaut à une équipe HubSpot avec “Sales Team” l’équipe principale et “Country X team” les équipes enfants de cette dernière.
Pourquoi est-ce important ?
HubSpot nous permet d’assigner des objets (contacts, entreprises, tickets, transactions etc.) aux équipes de notre choix.
De plus, nous avons la possibilité de restreindre la visibilité de nos collaborateurs sur les données de notre portail à leur équipe.
Créer ce niveau d’organisation nous permet donc de mieux structurer l’accès aux différentes données de notre CRM et simplifier nos automatisations opérationnelles comme l’attribution automatique de leads par exemple.
Les ensembles d’autorisations
Ce sont ces derniers qui vont nous permettre de sécuriser notre base en attribuant les bons accès aux bons collaborateurs.
Les ensembles d’autorisations peuvent être compris comme la définition de l’ensemble des accès d’un rôle en particulier.
Par exemple, vous pouvez créer l’ensemble d’autorisations “Manager Sales” et prédéfinir l’entièreté des accès que les managers sales de votre entreprise auront sur le portail.
En définissant de manière organisée vos différentes équipes, les rôles qui les composent et les accès liés à ces rôles, vous garantissez à votre portail une bonne santé organisationnelle.
Gérer les accès HubSpot
Définir en amont l’organigramme de votre portail HubSpot
Comme expliqué précédemment, la gestion de votre portail HubSpot s’articule autour de trois éléments : les utilisateurs, les équipes et les ensembles d’autorisations (rôles).
La première étape est de lister tous les collaborateurs utilisant HubSpot, de les définir en équipes parents et équipes enfants, de définir les différents accès nécessaires pour chaque rôle de votre organisation.
Pour l’équipe commerciale, l’organigramme pourrait ressembler à ceci:
Affecter les bonnes autorisations au bon rôle
Pour ce faire, rendez-vous sur l’onglet “Ensemble d’autorisations” et créez un nouvel ensemble (rôle)
Parcourez chacun des onglets et pour chaque options posez-vous les questions suivantes :
- Ce rôle a-t-il besoin de cet accès ?
- De quel niveau d’accès a-t-il besoin ? (Voir, Modifier, Supprimer)
ATTENTION :
- Il ne s’agit pas de définir si un rôle à le niveau hiérarchique nécessaire pour accéder à une fonctionnalité mais bien si la fonctionnalité est censée être utilisée par ce rôle. Par exemple, le directeur Sales n’a normalement pas besoin de créer des formulaires, les visualiser est suffisant. Cela vous évite d’avoir tous vos collaborateurs s’appropriant les actifs de votre portail créant ainsi une perte de consistance et d’organisation.
- Les rôles liés à la gestion marketing ou analytique auront le plus souvent besoin d’avoir accès à l’entièreté de vos objets (ne serait-ce qu’en “vu”). La majorité des rapports personnalisés sont basés sur ces objets (contacts, entreprises, etc.), limiter leur accès faussera leur vision des rapports créés.
La visibilité sur les leads de vos commerciaux
Pour éviter les conséquences sécuritaires et collaboratives mentionnées en début d’article, vous pouvez limiter la visibilité de vos commerciaux sur votre base de données.
Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur l’onglet CRM de votre ensemble d’autorisations.
Une organisation classique de vos visibilités serait de faire en sorte que :
- Votre directeur Sales ait accès à l’ensemble de la base
- Votre Manager Sales ait accès uniquement aux leads de son équipe
- Votre Commercial ait accès uniquement aux leads lui étant assignés
De cette manière, le directeur a une vision globale sur l’activité de l’entreprise, le Manager peut gérer efficacement son équipe, attribuer les leads entrants, mesurer les performances de ces commerciaux etc. et le commercial peut se concentrer uniquement sur ses leads en conservant un espace de travail clair et optimisé pour sa mission.
Dans cet onglet vous aurez la possibilité de définir les niveaux d’accès pour chaque objet d’un rôle donné.
Dans notre cas, on aurait les règles suivantes :
Directeur Sales :
Manager Sales :
Commercial :
Notes de fin
J’espère que cet article vous aura permis de consolider l’organisation et la sécurité de votre portail HubSpot.
Si vous souhaitez développer vos connaissances HubSpot et retrouver tous les workflows créés et présentés par HS Simple, n’hésitez pas à demander gratuitement votre accès à la boîte à workflow. Une page web privée recensant tous les workflows demandés par la communauté avec une explication vidéo et un plan d’action simple sous forme de “to-do list”.
Comments