Si vous utilisez HubSpot depuis un certain temps, vous avez du être confronté à une de ses deux problématiques : Vous avez l’impression de ne pas tirer le maximum de valeur de cet outil coûteux, ou, vous avez le sentiment de ne plus avoir le contrôle sur votre portail depuis qu’il est gérer par une agence HubSpot ou un spécialiste externe.
Externaliser la gestion de son portail présente de nombreux avantages comme la garantie d’une gestion optimale de votre HubSpot et le développement du plein potentiel de votre outil. Cependant, internaliser la gestion d’une plateforme maîtresse de toutes vos données clients et de tous les process et automatisations de votre entreprise peut être un choix sécuritaire.
Encore faut-il savoir comment s’y prendre ! Dans cet article, nous allons voir ensemble comment internaliser la gestion de votre portail HubSpot.
Cet article s'inscrit dans une série d'article de mon blog sur comment trouver le partenaire parfait pour la gestion de votre portail HubSpot.
Sommaire
- Avantages de l'internalisation de la gestion de votre portail HubSpot
- Économies de coûts
- Contrôle et flexibilité accrus
- Sécurité renforcée
- Meilleur alignement avec les objectifs et les valeurs de l'entreprise
- Évaluer la préparation de votre entreprise à l'internalisation
- Étapes pour internaliser la gestion de votre portail HubSpot
- Fournir une formation et des ressources à votre nouveau spécialiste HubSpot interne
- Attribuer des rôles et des responsabilités
- Documenter en permanence les implémentations dans votre portail HubSpot
- Notes de fin
Avantages de l'internalisation de la gestion de votre portail HubSpot
Avant de nous plonger dans les meilleures pratiques d’internalisation du management de votre portail HubSpot, voyons ensemble les avantages d’une gestion autonome de HubSpot.
Économies de coûts
Externaliser la gestion de votre portail HubSpot est très coûteux. Que vous passiez par une Agence HubSpot ou un Spécialiste HubSpot, la connaissance profonde de HubSpot est une compétence rare à forte valeur ajoutée. Ces services s'accompagneront toujours d’un coût significatif.
En internalisant cette compétence, vous réaliserez donc des économies sur le long terme. Tout en garantissant votre autonomie.
Contrôle et flexibilité accrus
Un autre des avantages de l'internalisation de la gestion de votre portail HubSpot est de bénéficier d’un contrôle et d’une flexibilité totale quant à l’organisation de votre portail.
Bien que ce point soit également possible si vous travaillez avec un spécialiste HubSpot, une agence HubSpot proposera souvent des packages d’actions à délivrer et prévues en amont qui ne sauront pas s’adapter aux besoins grandissants de votre entreprise.
Internaliser la gestion de votre portail vous garantit qu’une personne dédiée au sein de votre équipe peut implémenter dans les délais les plus courts de nouveaux procédés servant vos objectifs de croissance. Vous pouvez décider en temps réel la direction que prendra votre portail et l’ajuster indéfiniment suivant vos besoins.
C’est d’ailleurs vers cet objectif que HS Simple oriente son offre d’accompagnement avec des collaborations à temps plein sur le long terme.
Sécurité renforcée
Lorsque l’on parle de gestion de données (et plus particulièrement de données clients) ou de process opérationnels, la sécurité est un enjeu crucial. Il est préférable d’éviter de remettre les “clés de votre royaume” à une entité étrangère.
Gérer un portail HubSpot revient à manipuler en permanence ces données confidentielles. En internalisant cette compétence vous renforcer également la sécurité de ces données.
Meilleur alignement avec les objectifs et les valeurs de l'entreprise
Selon moi, un des avantages les plus précieux de l’internalisation de cette compétence. Gérer un portail HubSpot, c’est transformer un outil d’entreprise en votre meilleur atout business afin d’aider chacune des équipes de votre entreprise à décupler leur potentiel.
Un membre de l’équipe sera toujours plus apte à incarner les objectifs et les valeurs de votre entreprise pour les retranscrire dans la construction d’un portail optimisé spécifiquement pour votre organisation.
Évaluer la préparation de votre entreprise à l'internalisation
Identifier les ressources nécessaires à l'internalisation
Les deux principales ressources nécessaires pour garantir une bonne internalisation de la gestion de votre portail HubSpot sont : des ressources humaines et du temps.
Lorsque l’on parle de gestion de portail HubSpot, il ne s’agit pas simplement de créer des séquences de mail et d’envoyer des invitations à votre base pour votre nouveau webinaire. Il s’agit de maximiser les outils mis à votre disposition par HubSpot pour bénéficier d’une base de données aussi complète qu’accessible et automatiser, de manière optimale, tous les process de votre entreprise afin d’offrir une productivité maximale pour tous vos collaborateurs.
Il est important de dédier une personne entièrement à cette gestion et de lui laisser le temps nécessaire à la bonne gestion de cette plateforme au risque de créer des erreurs et de ne pas pouvoir les identifier directement.
Évaluer les compétences de votre équipe
Afin de déterminer la personne la plus apte à gérer votre portail HubSpot, il faut comprendre que les compétences les plus importantes à maîtriser ne sont pas la connaissance de la plateforme (cela s’apprend), ce sont :
- La curiosité,
- L’organisation personnelle
- La compréhension totale de vos procédés et opérations d’entreprise
- Une appétence pour les tests
- Une appétence pour la résolution de problème
- Une appétence pour le changement
Cela peut paraître un peu cliché mais après plus de 7 ans d’expérience sur HubSpot, mon quotidien en tant que spécialiste est de manipuler les fonctionnalités de la plateforme pour résoudre un enjeu business différent chaque jour sans avoir peur de déconstruire et réorganiser le portail en permanence.
Sans ces compétences, votre portail stagnera et vous limitera dans votre croissance.
Étapes pour internaliser la gestion de votre portail HubSpot
Fournir une formation et des ressources à votre nouveau spécialiste HubSpot interne
Comme dit précédemment, la maîtrise de la plateforme ne doit pas être un critère dominant dans le choix de votre nouveau spécialiste HubSpot mais elle est évidemment capitale pour la bonne gestion de votre portail.
Heureusement, vous pourrez fournir à ce collaborateur une immense bibliothèque de formations variées et gratuites proposées par HubSpot pour l’accompagner dans sa maîtrise de toutes les fonctionnalités de la plateforme ainsi que sur les théories Marketing et Sales portées par HubSpot.
Ces connaissances basiques sont capitales pour une gestion de votre portail mais ne feront pas de votre collaborateur un spécialiste aguerri opérationnel prêt à manipuler votre portail pour assurer tous vos objectifs de croissance.
Pour cela, HS Simple accompagne les entreprises dans leur volonté d’internalisation en optimisant votre portail et en formant vos collaborateurs aux meilleures pratiques de gestion pour vous rendre autonome dans votre gestion de HubSpot. En 30 jours, vous aurez un portail sur mesure adapté à vos besoins et une équipe prête à le gérer et à l’optimiser sur le long terme.
Attribuer des rôles et des responsabilités
HubSpot est un outil collaboratif sur lequel une grande partie de vos collaborateurs sont amenés à travailler. Une des règles les plus importantes dans la gestion de portail HubSpot est de définir les rôles de chacun et limiter les accès en fonction. Votre nouveau spécialiste doit être responsable de la plateforme dans son ensemble et doit être la seule personne à gérer vos données et vos procédés.
Les autres membres doivent garder une position opérationnelle liée à leur rôle (création et envoie de mail, gestion commerciale des leads attribués etc.)
Documenter en permanence les implémentations dans votre portail HubSpot
Avoir une personne dédiée à la gestion de votre portail HubSpot ne veut pas dire qu'une seule personne doit comprendre son fonctionnement.
Les différents collaborateurs utilisant HubSpot doivent être au fait des diverses implémentations de la plateforme et doivent comprendre comment la donnée est organisée. (Par exemple pour permettre à l’équipe managériale d’être en autonomie sur l’analyse des différents tableaux de bords).
Il est capital de constamment communiquer et documenter les travaux et actions réalisés sur votre portail pour garantir un bon flux de l’information et pour faciliter la reprise de la fonction si jamais votre spécialiste est amené à vous quitter pour une raison particulière. Ne pas prendre au sérieux la documentation de son portail est une des plus grosses erreurs que vous puissiez faire dans la gestion de votre portail !
Notes de fin
J’espère que cet article vous a permis d’y voir plus clair dans les avantages et les points importants de l’internalisation de cette compétence clé.
Comme mentionné dans cet article. HS Simple vous accompagne dans la gestion de votre portail HubSpot soit en vous proposant des spécialistes externes soit en optimisant votre portail et en formant vos collaborateurs à la gestion et la maîtrise de cet outil puissant. Si vous souhaitez discuter de votre gestion de HubSpot, n’hésitez pas à prendre un rendez-vous avec moi !
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