L'un des défis majeurs de la gestion d'une équipe commerciale est de savoir comment maintenir la fluidité de l'attribution des leads, surtout lorsque certains commerciaux sont absents. Comment faire en sorte que l'absence d'un membre n'affecte pas la productivité de l'ensemble de l'équipe ? Heureusement, même si HubSpot n’offre pas de solution “clé en main”, il est possible de créer des workflows automatisés pour s’assurer que vos leads ne soient pas oubliés lors des départs en vacances de vos commerciaux.
Dans cet article, nous présenterons un workflow basique de redirection des leads entrants et nous verrons ensemble comment implémenter des fonctionnalités à ce workflow pour qu’il puisse s’adapter aux besoins de votre entreprise.
Sommaire :
- Les situations où vous avez besoin et n'avez pas besoin de ce workflow
- Le Workflow Basique
- Amélioration 1 : Conserver l’information du premier propriétaire
- Amélioration 2 : Pouvoir rendre la propriété au commercial après ses congés
- Amélioration 3 : Redistribuer les leads de manière équitable
- Amélioration 4 : Inclure des leads existants
- 3 choses à ne pas oublier pour tout commercial utilisant HubSpot avant un départ en congés
- Notes de fin
Les situations où vous n'avez pas besoin de ce workflow
Si vous bénéficiez de l’offre HubSpot Sales Hub Pro, il y a de fortes chances pour que votre attribution de lead soit entièrement automatisée par la fonctionnalité de rotation automatique d’attribution de lead (Round Robin). Dans ce cas précis, vous n’avez pas besoin de créer un workflow spécifique, il vous suffit de retirer le commercial en question de la liste de rotation.
Attention tout de même à bien réintégrer le commercial au workflow une fois ses congés terminés.
La deuxième situation où ce workflow se révélera inutile est, si vous opérez une attribution de lead manuelle. Dans ce cas, il vous suffit simplement de ne pas attribuer de nouveaux contacts à votre commercial.
La dernière est si vous n’utilisez pas la fonction de propriétaire de contact de HubSpot, cependant, si vous avez une problématique d’attribution, il y a de fortes chances que ce ne soit pas le cas.
Au contraire, si vous utilisez des workflows pour attribuer vos nouveaux leads à vos commerciaux, que ce soit par simple automatisations, Round Robin par équipe ou par reproduction du système d’attribution pondéré de leads sans payer Sales Pro que j’ai déjà présenté dans un précédent article, vous aurez besoin du workflow qui va suivre pour garantir un bon suivi de vos leads.
Le Workflow Basique
Ce que nous allons appeler “Workflow Basique” est simplement le fait d’identifier une plage de date pour laquelle les leads attribués à un commercial vont être ré-attribués à un autre.
Pour ce faire, il vous suffit de créer un nouveau workflow à partir de zéro, basé sur les contact.
En critères d’inscription, il faut déterminer la plage de date de vacance de votre commerciale et les appliquer à la propriété “Date de création”. Ainsi tous les leads créés durant cette période seront concernés par ce workflow.
Il faut également préciser que les leads doivent avoir comme propriétaire de contact, le commercial ciblé.
Vous obtiendrez un critère d’inscription comme celui-ci :
Une fois sauvegardé, ajoutez simplement une nouvelle valeur de propriété pour “Propriétaire du contact” correspondant au commercial qui recevra les leads.
Votre Workflow basique est prêt ! Le mieux est que vous pouvez l’activer n’importe quand et l’oublier, il n'opèrera que durant la période prédéfinie.
Voyons maintenant comment le complexifier pour qu’il puisse s’adapter à vos besoins.
Amélioration 1 : Conserver l’information du premier propriétaire
Pour ce faire, il suffit de créer une propriété customisée de type “Menu Déroulant” où vous renseignerez l’entièreté de vos commerciaux. Vous pouvez la nommer “Original Contact Owner”.
Le menu déroulant est important pour simplifier la création de workflows et faciliter la segmentation de votre base de données sur ce critère.
Une fois fais, vous n’avez plus qu’à ajouter une étape définir la valeur de propriété “Original Contact Owner” sur le nom du commercial d’origine. Ainsi vous pourrez garder la trace de quel commercial en congé aurait dû traiter ce nouveau lead.
Amélioration 2 : Pouvoir rendre la propriété au commercial après ses congés
Afin de rendre la propriété du contact au commercial d’origine, il faut ajouter un délai basé sur une date de calendrier que vous fixerez au jour et à l’heure du retour de votre commercial. À la suite de cette action, vous définirez la propriété “Propriétaire du contact” est égale à “Le commercial d’origine”.
Ainsi les leads seront automatiquement attribués à un autre commercial lors d’un départ en congés et sera automatiquement réattribué au commercial d’origine à son retour.
Amélioration 3 : Redistribuer les leads de manière équitable
Si vous souhaitez répartir les leads d’un commercial en congé entre tous les autres commerciaux de manière équitable et/ou pondéré, rien ne vous empêche de conserver les critères d’inscriptions de notre workflow basique et les combiner avec un workflow de répartition de leads pondérés présentés sur ce blog.
Vous pouvez également additionner les améliorations 1 et 2 à ce dernier à la suite de l’attribution.
Amélioration 4 : Inclure des leads existants
Vous voudrez peut-être que d'autres commerciaux reprennent le travail avec des leads existants et non pas seulement avec les nouveaux leads. Pour cela, ajustez les critères d'inscription du workflow pour inclure ces leads.
Prenons l’exemple des leads ayant un cycles de vie supérieur ou égal à MQL. Il vous suffit d’ajouter un groupe de critère en cliquant sur le bouton “Ou” et d’ajouter les leads appartenant au commercial visé ET ayant tous les cycles de vie à partir de MQL.
Attention, le fait d’inclure ces critères vous force à activer et désactiver votre workflow aux dates exactes de départ et de retour de congé du commercial.
3 choses à ne pas oublier pour tout commercial utilisant HubSpot avant de partir en congés
- Mettre à jour le lien de rendez-vous : Assurez-vous que les leads ne peuvent pas prendre de rendez-vous avec le commercial absent.
- Configurer un email automatique : Cela informe les leads que le commercial est actuellement absent.
- Notifier l'administrateur HubSpot : Assurez-vous que l'administrateur est informé de l'absence afin qu'il puisse faire les ajustements nécessaires sur les workflows.
Notes de fin
En résumé, alors que l'absence d'un commercial peut sembler perturbatrice, avec les bons réglages dans HubSpot, vous pouvez assurer une transition en douceur. Adapter vos workflows en fonction des besoins de votre équipe garantit que chaque lead reçoit l'attention qu'il mérite.
Si vous souhaitez approfondir vos compétences HubSpot et retrouver tous les workflows créés et présentés par HS Simple, n'hésitez pas à demander votre accès gratuit à la boîte à workflow. Une page web privée listant tous les workflows demandés par la communauté avec une vidéo explicative et un plan d'action simple sous forme de « to-do list ».
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