Dans cet article vous allez apprendre simplement à traquer toute date d’action ou de mise à jour d’une propriété afin d’améliorer les possibilités de reporting et segmentation grâce à un Workflow d’horodatage.
Sommaire:
- Pourquoi horodater des actions et propriétés HubSpot?
- Les pré-requis
- Le Workflow
- Notes de fin
Pourquoi horodater des actions et propriétés HubSpot?
Lorsqu'il s'agit de capturer la date d'une action spécifique, HubSpot peut être vraiment limité. En gros, vous ne pourrez suivre la date que des fonctionnalités natives de HubSpot, telles que : date de création, évolution dans le cycle de vie, dernière date de réunion programmée, etc.
En développant votre base de données, vous pourriez souhaiter pouvoir suivre la date de mise à jour spécifique d'une propriété ou d'une action d'un lead.
Par exemple, vous souhaiteriez pouvoir suivre l'efficacité d'une campagne d'emailing de nurturing en suivant le nombre de clics sur un "appel à l'action" (CTA) par jour.
Ou, le nombre de jours entre la création d'un lead et la date à laquelle ce lead a téléchargé pour la première fois votre Ebook.
Nativement sur HubSpot, vous ne pouvez pas suivre ces données. Avec ce Workflow, vous pourrez configurer simplement une propriété d’horodatage pour chaque propriété de votre CRM.
Note : HubSpot ne permet pas de gérer l’heure d’une propriété, l’horodatage ne concernera donc que la date.
Pour cet article, nous allons horodater le changement de la propriété “Statut du Contact Marketing”. C'est utile pour obtenir une rotation efficace des contacts marketing pour optimiser vos efforts marketings. Par exemple, si un lead ne convertit pas après deux mois, nous pouvons le configurer en tant que Non Marketing Contact pour nourrir d'autres leads à la place.
Les pré-requis
Afin de réaliser ce workflow il vous faudra :
- Au minimum une offre Pro d’HubSpot : Marketing/Sales/Operations/Services (nécessaire pour la création de Workflows).
- La propriété ou l’action que vous souhaitez horodater.
- Votre nouvelle propriété d’horodatage (nous allons la créer ensemble).
Le Workflow
Les préparatifs
Avant de nous lancer dans la création du workflow, procédons à quelques vérifications et préparatifs. Dans ce cas, il s'agit de vérifier si l’action à horodater est bien présente sur votre portail et de créer la propriété d’horodatage.
Vérifications
Afin de vérifier si votre action/propriété est bien identifiable par HubSpot il existe une solution simple : vérifier si elle peut être utilisée en tant que filtre de liste. En effet, Les listes et les workflows d’HubSpot présentent les mêmes options de filtrage.
Pour ce faire, rendez-vous dans Contacts -> Listes -> Créer une nouvelle liste (active ou static, peut importe), et tenter de filtrer avec votre propriété.
Si ce n’est pas le cas, créez une propriété pour répondre à ce besoin. Mais attention à bien sélectionner le bon type de propriété (évitez les "single-line text" car le but est de pouvoir cibler et manipuler ces données).
Bonnes pratiques : il est préférable de choisir parmi ces propriétés :
Si vous créez une nouvelle propriété, vous devrez alimenter cette dernière en valeur. Pour ce faire vous pouvez soit l’automatiser par un Workflow, soit la mettre à jour manuellement (lors d’un appel prospect par exemple).
Création de la propriété d'horodatage
Créez une propriété de type “Calendrier” et nommez-la de manière à pouvoir l’identifier facilement.
Vous êtes désormais prêt à construire votre Workflow d’horodatage.
Créer le Workflow
Quel type de Workflow ?
Lors de la création d’un workflow, vous aurez la possibilité de définir sa “nature” via trois options :
- À partir de zéro ou à partir d’un template
- Le type de workflow (basé sur les contacts, les entreprises, les transactions etc.)
- Les conditions de départ (Workflow vide, à partir d’une date, d’une propriété de date etc.)
Dans le cas de notre Workflow, nous allons choisir : À partir de zéro, basé sur *Le type de propriété que vous souhaitez horodaté* en partant d’un workflow vide.
Les critères d'inscriptions
Les critères d’inscriptions vont définir les conditions d’entrée dans le workflow. Dans notre cas, la condition est simple : Choisissez simplement la propriété que vous souhaitez suivre et la valeur qui vous importe.
Par exemple, si vous souhaitez ajouter un horodatage à une valeur spécifique d'une propriété "menu déroulant", choisissez : "La propriété est n'importe laquelle de la valeur".
Ensuite, demandez-vous si vous souhaitez que la date change à chaque fois que la propriété est mise à jour et correspond à vos critères de filtre ? ou voulez-vous simplement traquer la première fois que cela se produit ?
- Si vous voulez changer la date à chaque modification, configurez les paramètres de réinscription comme suit. De cette manière, le lead sera réinscrit chaque fois que cette situation se produit.
- Si non, décochez cette case. Le lead n’entrera dans le Workflow qu’une seule fois.
La construction du Workflow
Maintenant que nos critères d’inscriptions sont définis, il ne nous reste plus qu’à configurer notre propriété d’horodatage.
Cliquez sur ajouter une étape et faites défiler le menu jusqu’à l’option : “Définir une valeur de propriété”.
Choisissez votre propriété et sélectionnez “Date de l’étape”
La publication
Maintenant que tout est bien configuré, cliquez sur Publier. Une fenêtre de vérification s’ouvrira et l’on vous demandera de choisir entre deux options de publication.
Ce workflow n'est pas rétroactif car il s'agit d'une méthode d'horodatage personnalisée, il est donc toujours préférable de choisir "Non, inscrire uniquement les objets qui répondent aux critères de déclenchement après activation du Workflow".
Si vous choisissez "Oui" à la place, tous vos leads existants qui correspondent à vos critères verront leur date définie sur Aujourd'hui, ce qui entraînera de mauvais résultats pour vos rapports.
Notes de fin
Voilà, votre Workflow est maintenant opérationnel et vous allez commencer à voir cette nouvelle propriété s’alimenter au fur et à mesure que la propriété choisie est mise à jour chez vos leads.
Si vous souhaitez retrouver tous les workflows créés et présentés par HS SImple, n’hésitez pas à demander gratuitement votre accès à la boîte à workflow. Une page web privée recensant tous les workflows demandés par la communauté avec une explication vidéo et un plan d’action simple sous forme de “to-do list”.
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