Inviter un nouvel utilisateur dans votre portail HubSpot est un processus simple, mais il nécessite une attention particulière pour configurer les rôles et les permissions, garantissant ainsi une intégration fluide.
Ce post, faisant partie de mon guide de configuration HubSpot, explique étape par étape le processus d'invitation et fournit une liste de contrôle pour que les nouveaux utilisateurs configurent leurs profils afin d'utiliser le CRM efficacement.
Étape 1 : Inviter un nouvel utilisateur
Pour inviter un utilisateur dans votre portail HubSpot, vous aurez besoin de son adresse e-mail et d'une compréhension claire des permissions nécessaires pour qu'il remplisse son rôle.
Accéder aux paramètres des utilisateurs :
Dans HubSpot, allez dans Paramètres > Utilisateurs & Équipes. Cela affichera une liste de tous les utilisateurs actuels.
Cliquez sur Créer un utilisateur :
Vous pouvez inviter des utilisateurs en entrant manuellement leurs adresses e-mail ou en téléchargeant un fichier CSV avec plusieurs e-mails. Cependant, entrer les e-mails manuellement est recommandé pour éviter d’attribuer les mêmes permissions à tout le monde, ce qui pourrait conduire à des accès inutiles.
Attribuer des permissions :
Une fois les adresses e-mail ajoutées, cliquez sur Suivant pour définir le niveau d'accès de chaque utilisateur. HubSpot propose trois façons de configurer les permissions :
- Ensembles de permissions personnalisés : Disponible pour les abonnements Enterprise, ces ensembles permettent des niveaux d'accès prédéfinis adaptés à des rôles tels que Représentant Commercial ou Responsable Marketing.
- Modèles : HubSpot propose des modèles pour les rôles courants (par ex. Responsable Commercial, Représentant Service Client). Bien qu'utiles comme point de départ, les modèles doivent être examinés et ajustés pour correspondre aux besoins spécifiques de votre organisation.
- Commencer de zéro : Cette option démarre avec toutes les permissions désactivées, vous permettant de créer des accès personnalisés pour chaque utilisateur.
Configurer les permissions avec soin :
Passez en revue chaque ligne de permissions, en vous assurant que chaque utilisateur a accès uniquement à ce dont il a besoin. Par exemple, les représentants commerciaux ont généralement besoin d’accéder uniquement aux contacts qui leur sont attribués, donc restreignez leurs permissions de visualisation en conséquence.
Envoyer l'invitation :
Une fois les permissions configurées, cliquez sur Suivant, puis sur Envoyer. L'utilisateur recevra un e-mail d'invitation pour créer son compte et accéder à votre portail.
Étape 2 : Configurer le profil de l'utilisateur
Après avoir reçu l'invitation, le nouvel utilisateur peut se connecter et configurer ses préférences de profil pour assurer un fonctionnement quotidien sans heurts.
Accéder aux paramètres de profil :
Le nouvel utilisateur doit aller dans Paramètres > Vos Préférences > Général. Ici, il trouvera plusieurs onglets pour configurer son profil pour l'utilisation du CRM.
Compléter les informations du profil :
- Photo de profil : Téléchargez une photo professionnelle pour une identification facile.
- Informations personnelles : Ajoutez le prénom, le nom, la langue, le format de date/heure/nombre et le numéro de téléphone (utilisé pour l'authentification à deux facteurs, si activée).
- Page d'accueil par défaut : Définissez une page d'accueil alignée avec leurs tâches quotidiennes, comme Contacts ou Transactions.
Paramètres de messagerie :
- Connecter l'e-mail : Intégrez le compte e-mail pour enregistrer, suivre et envoyer des e-mails directement depuis HubSpot. Cette connexion permet à HubSpot de suivre les ouvertures, clics et réponses, offrant des informations sur l'engagement.
- Signature e-mail : Configurez une signature e-mail professionnelle, conforme aux standards de l'entreprise.
Paramètres d'appel et de calendrier :
- Connecter le téléphone : Si l'utilisateur passe des appels depuis HubSpot, il doit connecter un numéro d'appel pour l'enregistrement et le suivi des appels.
- Intégration de calendrier : La connexion d'un calendrier (par ex., Google Calendar ou Outlook) permet au planificateur de réunions de HubSpot de vérifier les disponibilités et de proposer des horaires de réunion optimaux.
Paramètres des tâches :
- Paramètres par défaut des tâches : Les utilisateurs peuvent définir des paramètres par défaut pour la création de tâches, ce qui fait gagner du temps pour les attributions fréquentes de tâches. Cependant, ces paramètres peuvent également être personnalisés par tâche.
Paramètres de sécurité :
- Authentification à deux facteurs : Pour une sécurité accrue, les utilisateurs doivent activer l'authentification à deux facteurs (2FA) et configurer des méthodes de sauvegarde si nécessaire.
Conclusion
Configurer correctement les utilisateurs dans HubSpot est essentiel pour maintenir un CRM sécurisé et organisé. En définissant soigneusement les permissions et en guidant les utilisateurs à travers la configuration de leur profil, vous assurez à chaque membre de l'équipe une expérience fluide et les équipe pour maximiser leur productivité au sein du CRM.
Restez à l'écoute pour plus d'articles dans notre guide de configuration HubSpot, où nous couvrirons des configurations supplémentaires et des meilleures pratiques pour garder votre portail fonctionnel.