Configurer votre portail HubSpot implique plusieurs étapes cruciales, dont l'importation de votre base de données clients. Cet article de blog, faisant partie de mon guide complet de configuration de HubSpot, vous aidera à comprendre comment importer vos données clients en toute simplicité, en assurant le transfert de 100 % de vos informations. À la fin de cet article, vous saurez comment éviter les pièges courants et réussir l'importation de votre base de données clients dans HubSpot.
Introduction à l'importation de données HubSpot
Importer votre base de données clients dans HubSpot peut sembler simple, mais il est courant de rencontrer des problèmes tels que des contacts manquants, des informations incomplètes ou des importations échouées. Ce guide vous expliquera les meilleures pratiques pour assurer une importation réussie. Avant de plonger dans le sujet, il est essentiel de comprendre la structure de HubSpot, y compris les objets et les propriétés. Si vous n'êtes pas familier avec ces concepts, je vous recommande de revoir les articles précédents de cette série.
Pourquoi votre importation a échoué
Vous venez peut-être de créer votre portail HubSpot, de configurer vos propriétés, et vous avez remarqué le bouton d'importation en haut à droite de votre page de contacts. Cela semble être un processus rapide et facile, mais vous pourriez constater que l'importation ne se passe pas comme prévu. Les contacts manquants, les informations perdues ou les importations échouées sont des problèmes courants. Comprendre pourquoi ces problèmes surviennent est la première étape pour les éviter.
Les différentes méthodes d'importation
Pour commencer l'importation de votre base de données clients, cliquez sur le bouton orange d'importation. Vous avez deux options principales :
- Importer un fichier de données : Cela implique de télécharger un fichier CSV ou Excel depuis votre ordinateur.
- Synchroniser avec une autre application : Cette méthode est utilisée pour migrer des données d'un autre CRM vers HubSpot.
Chaque synchronisation est différente selon l'outil à partir duquel vous migrez, et il est préférable de suivre les instructions spécifiques fournies par votre CRM précédent. Cependant, les règles d'importation sont généralement les mêmes. Pour ce guide, je me concentrerai sur l'importation d'un fichier de données.
Importer un fichier de données
Sélectionner un fichier à importer depuis l'ordinateur :
- Cliquez sur Importer un fichier depuis l'ordinateur et continuez.
- Choisissez si votre fichier contient un seul objet (par exemple, uniquement des contacts) ou plusieurs objets (par exemple, des contacts et leurs entreprises associées).
Choisir le type d'importation :
Pour ce guide, nous allons importer plusieurs objets : des contacts (médecins) et des entreprises (cliniques).
Gérer votre fichier d'importation :
Assurez-vous que chaque colonne de votre fichier correspond à une propriété spécifique dans HubSpot. Si une propriété n'existe pas dans HubSpot, créez-la d'abord.
Vérifiez votre fichier d'importation
La vérification est cruciale pour éviter les importations incomplètes ou échouées. Chaque colonne de votre fichier doit correspondre à une propriété HubSpot. Si une propriété n'existe pas dans HubSpot, créez-la avant de continuer. Par exemple, si vous avez une propriété "Marché" pour séparer les clients B2B et B2C, assurez-vous que cette propriété existe dans HubSpot et suit les règles correctes.
Créer des propriétés personnalisées :
Assurez-vous que toutes les colonnes de votre fichier d'importation correspondent aux propriétés HubSpot. Pour les propriétés personnalisées, comme "Marché", assurez-vous qu'elles sont prédéfinies dans HubSpot et contiennent des valeurs valides (par exemple, B2B, B2C).
Nettoyez votre fichier d'importation :
Assurez-vous que toutes les valeurs respectent les règles des propriétés HubSpot. Par exemple, une propriété "Marché" ne doit pas contenir de valeurs invalides.
Téléchargement et mappage de votre fichier
Téléchargez votre fichier :
Faites glisser et déposez votre fichier dans la boîte d'importation ou cliquez pour le télécharger depuis votre ordinateur. Choisissez le type d'importation (créer de nouveaux enregistrements, mettre à jour des enregistrements existants, ou les deux).
Mapper les propriétés :
Le mappage est l'étape la plus critique. Assurez-vous que chaque colonne de votre fichier est correctement mappée à la propriété HubSpot correspondante. Vérifiez que les identifiants uniques comme l'email (pour les contacts) et le nom de domaine (pour les entreprises) sont correctement mappés pour éviter les doublons.
Exemple de mappage :
Prénom, Nom, Email et Numéro de téléphone doivent être mappés à leurs propriétés de contact respectives. Le site web de la clinique doit être mappé à la propriété de nom de domaine de l'entreprise. Assurez-vous que les propriétés comme le pays sont mappées aux champs de sélection déroulante si elles ont été créées de cette manière, pour maintenir la cohérence des données.
Finaliser l'importation
Vérifiez les détails de l'importation :
Double vérifiez le mappage pour vous assurer que tous les champs sont correctement liés aux propriétés HubSpot. Confirmez que tous les contacts de l'importation ont donné leur consentement pour recevoir des communications de votre organisation.
Finalisez l'importation :
Choisissez un nom d'importation pour référence future. Définissez le format de nombre si nécessaire. Cliquez sur Terminer l'importation.
Vérifiez les résultats de l'importation
Le temps d'importation varie en fonction de la taille du fichier. Une fois terminé, examinez le résumé de l'importation pour vous assurer que tous les contacts et entreprises sont correctement importés et associés.
Vérification des résultats
Pour assurer une importation réussie :
Vérifiez les contacts :
Allez à la page Contacts et vérifiez que tous les contacts importés apparaissent avec des informations complètes et des associations correctes.
Vérifiez les entreprises :
Allez à la page Entreprises et vérifiez que toutes les entreprises sont listées et correctement associées aux contacts respectifs.
Conclusion
Importer votre base de données clients dans HubSpot est une étape vitale pour la configuration de votre CRM. En suivant ces meilleures pratiques, vous pouvez assurer un processus d'importation fluide et réussi, en maintenant l'intégrité et la complétude de vos données. Restez à l'écoute pour d'autres articles détaillés dans mon guide de configuration HubSpot, où nous explorerons d'autres aspects clés pour tirer pleinement parti de HubSpot. Implémentez ces pratiques pour améliorer l'efficacité et l'efficience de votre CRM.
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