Comprendre et gérer les tâches dans HubSpot

Un bon CRM organise non seulement votre base de données, mais optimise également votre flux de travail, et les tâches HubSpot sont essentielles pour atteindre cet objectif. Les tâches dans HubSpot sont des éléments d'action personnalisables utilisés pour organiser votre travail, suivre les interactions avec les clients et prioriser les activités essentielles au sein de la gestion des relations clients. Elles peuvent être configurées pour des rappels, des suivis, des réunions ou toute autre action clé dans votre processus de vente ou de service client.

Ce billet de blog, faisant partie de mon guide de configuration HubSpot, vous aidera à comprendre comment utiliser efficacement les tâches HubSpot, notamment en les configurant, les gérant et en les automatisant.

Qu'est-ce que les tâches HubSpot ?

Les tâches dans HubSpot sont des éléments d'action qui aident les équipes de vente et de service client à gérer leurs interactions avec les leads et les clients. Ces tâches peuvent être personnalisées et programmées pour des suivis, des appels, des réunions ou d'autres activités importantes. Gérer correctement et mettre à jour régulièrement les tâches peut améliorer l'organisation de votre équipe et garantir qu'aucune action ne passe inaperçue.

Accéder et gérer vos tâches

Accéder aux tâches :

Les tâches HubSpot sont si cruciales pour le flux de travail quotidien qu'elles disposent d'un onglet dédié dans le menu HubSpot. Cette vue fournit une liste de toutes les tâches qui vous sont assignées, vous permettant de gérer facilement les délais et les priorités.

File d'attente des tâches :

La vue des tâches fonctionne comme une file d'attente, vous permettant d'organiser les tâches par échéance, telles que "À faire aujourd'hui", "En retard" et "À venir". Vous pouvez commencer à travailler sur les tâches en cliquant sur Démarrer les tâches, ce qui ouvrira automatiquement la page du lead concerné, vous permettant ainsi de réaliser les tâches efficacement.

Terminer et gérer les tâches :

Une fois que vous avez terminé une tâche, il suffit de cliquer sur Terminer pour passer à la suivante. Si vous avez besoin de plus de temps, vous pouvez reprogrammer la tâche ou la passer pour passer à l'élément suivant. Ce flux de travail vous aide à rester organisé et à ne rien oublier.

Comment créer des tâches manuellement

Utiliser le bouton Créer une tâche :

Cliquez sur le bouton Créer une tâche pour ouvrir le formulaire de création de tâche. Ici, vous devrez remplir les éléments clés d'une tâche, tels que :

• Titre : Choisissez un titre clair et descriptif, par exemple "Rappeler pour vérifier l'intérêt".
• Type : Les options incluent À faire, Appel ou Email.
• Priorité : Définissez des niveaux de priorité pour vous aider à organiser les tâches.
• Enregistrements associés : Liez la tâche à des contacts, entreprises ou affaires spécifiques. Par exemple, associez une tâche de rappel à un lead nommé Jack.
• Attribué à : Par défaut, les tâches vous sont assignées, mais vous pouvez également les attribuer à un membre de l'équipe.
• File d'attente : Organisez les tâches dans différentes files d'attente, semblables à des dossiers.
• Date d'échéance : Choisissez une date limite, soit en sélectionnant une date, soit en définissant un délai après un certain nombre de jours.
• Rappels : Programmez des rappels pour avertir la personne assignée des tâches à venir.
• Notes : Ajoutez des informations supplémentaires pour guider la personne assignée.

Créer des tâches directement depuis la page d'un contact :

Vous pouvez également créer des tâches directement depuis la page d'un contact pour garantir une association directe. Après avoir interagi avec un lead, cliquez sur l'onglet Tâche, remplissez les détails pertinents, puis enregistrez.

Automatiser la création de tâches

Les tâches HubSpot peuvent également être créées automatiquement, ce qui permet à votre équipe de gagner du temps et d'assurer la cohérence.

Utiliser les workflows :

Pour les utilisateurs de HubSpot Pro ou Enterprise, les workflows permettent d'automatiser la création de tâches. Créez simplement un workflow, sélectionnez l'action Créer une tâche, et définissez les détails de la tâche. Définissez des déclencheurs pour automatiser la création de tâches en fonction de conditions spécifiques, comme des soumissions de formulaires ou des changements d'étape du cycle de vie.

Automatiser les tâches dans les pipelines :

Pour ceux qui utilisent HubSpot Starter ou qui n'ont pas accès aux workflows, les tâches peuvent tout de même être automatisées au sein du pipeline de vente. Dans le menu des paramètres du pipeline, vous pouvez configurer des automatisations qui créent des tâches lorsqu'une affaire passe à une étape spécifique. Par exemple, lorsqu'une nouvelle affaire est créée, une tâche automatisée peut être assignée pour envoyer un devis.

Conclusion

Les tâches HubSpot sont essentielles pour organiser le flux de travail de votre CRM, vous assurant ainsi que vous et votre équipe restiez au fait des actions importantes et amélioriez votre productivité. En configurant correctement les tâches, soit manuellement, soit par le biais de l'automatisation, vous pouvez rationaliser vos opérations et vous assurer qu'aucune action ne passe à travers les mailles du filet.

Restez à l'écoute pour plus d'articles détaillés dans notre guide de configuration de HubSpot, où nous explorerons d'autres aspects clés pour tirer pleinement parti de HubSpot.