Comment attribuer des leads à votre équipe commerciale dans HubSpot

Attribuer efficacement des leads est essentiel pour garantir que chaque lead soit géré de manière efficiente et cohérente. Dans HubSpot, attribuer un lead signifie en donner la responsabilité à un commercial désigné, offrant ainsi des avantages tels que la communication cohérente, l'organisation du CRM, et l'automatisation des notifications de vente et des tâches.

Ce post, issue de mon guide pour une configuration optimisée d'un portail HubSpot, couvrira les différentes méthodes d'attribution de leads dans HubSpot, des options manuelles aux options automatisées, adaptées à différents niveaux d'abonnement.

Pourquoi l’attribution de leads est importante

Attribuer des leads dans HubSpot à des commerciaux spécifiques améliore plusieurs aspects du processus de vente :

• Cohérence dans la communication : Avoir un commercial dédié pour chaque lead assure une communication claire et alignée.
• Organisation de la base de données : En attribuant des leads, vous pouvez contrôler quels utilisateurs voient quels enregistrements, gardant ainsi votre CRM organisé et sécurisé.
• Actions automatisées : Une fois les leads attribués, des workflows peuvent automatiser les notifications, emails internes et tâches spécifiques à chaque commercial.

La méthode manuelle

La méthode manuelle est accessible à tous les utilisateurs HubSpot, quel que soit le niveau d'abonnement. Elle consiste à sélectionner manuellement un lead (ou un groupe de leads), à choisir un commercial et à attribuer la responsabilité. Cette option est rapide et efficace pour les petites équipes ou si vous avez besoin de contrôler directement la distribution des leads.

• Sélectionner le(s) lead(s) : Allez dans l'onglet Contacts, sélectionnez les leads que vous souhaitez attribuer, puis cliquez sur le bouton Attribuer.
• Choisir le commercial : Dans le menu d'attribution, sélectionnez le commercial souhaité dans la liste et confirmez l'attribution.

Avantages :

• Accessible à tous les niveaux d'abonnement.
• Permet une supervision manuelle pour garantir l'exactitude de la distribution des leads.

Inconvénients :

• Chronophage si vous devez attribuer un grand volume de leads.
• Ralentit le processus d'attribution des leads si fait fréquemment.

Pour les grandes équipes, la méthode manuelle peut être combinée avec les équipes HubSpot (couvertes dans les posts précédents) pour simplifier le processus. Par exemple, l’administrateur pourrait attribuer tous les leads d’un pays spécifique au directeur des ventes, qui redistribuera ensuite les leads à ses membres d’équipe.

La méthode automatisée

La méthode automatisée utilise les workflows pour attribuer automatiquement les leads en fonction de certaines propriétés du lead. Cette option est disponible uniquement pour les abonnements HubSpot Pro et supérieurs, mais elle accélère considérablement le processus d’attribution des leads.

• Créer un workflow :
  • Allez dans Automatisation > Workflows et créez un nouveau workflow.
  • Définissez des déclencheurs d’inscription basés sur les propriétés du lead (par ex., localisation, segment de marché ou historique d'interaction).
• Attribuer le lead :
  • Utilisez l’action Attribuer un propriétaire dans le workflow pour attribuer automatiquement les leads. Par exemple, attribuez tous les leads de France au "Commercial 1" et les leads du Royaume-Uni au "Commercial 2".

Avantages :

• Gain de temps et attribution immédiate des leads dès leur entrée dans le CRM.
• Réduit les erreurs humaines en automatisant le processus.

Limitations :

• Disponible uniquement pour les utilisateurs avec un abonnement Pro ou supérieur.

La méthode en boucle (Round Robin)

La méthode Round Robin est idéale pour distribuer les leads de manière équitable entre une équipe de commerciaux, garantissant qu'aucun membre de l'équipe ne soit surchargé. Cependant, cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les utilisateurs Sales Hub Pro et plus.

• Configurer l'attribution Round Robin :
  • Dans votre workflow, après avoir défini le déclencheur d'inscription, ajoutez l’action Rotation d'enregistrement pour propriétaire.
  • Sélectionnez soit une liste spécifique d’utilisateurs, soit une équipe HubSpot pour la rotation.
• Automatiser la distribution équitable :
  • HubSpot attribuera automatiquement chaque nouveau lead au commercial ayant le moins de contacts dans la liste de rotation, équilibrant ainsi la charge de travail dans l'équipe.

Avantages :

• Assure une distribution équitable des leads dans l'équipe.
• Gain de temps avec une attribution automatisée et équilibrée des leads.

Si vous n'avez pas accès à Sales Pro, vous pouvez obtenir un résultat similaire en utilisant des workflows personnalisés et des attributions, qui peuvent reproduire certains aspects du système Round Robin.

Conclusion

Avec ces méthodes d'attribution, vous pouvez organiser la distribution des leads en fonction de la structure de votre équipe, des processus de vente et du niveau d'abonnement HubSpot. Assurer que chaque lead est correctement attribué au commercial approprié maximisera la productivité de votre équipe et contribuera à maintenir un CRM bien organisé.

Ces méthodes vous permettent de gérer votre pipeline de vente efficacement et de garantir que chaque commercial est prêt à réussir dans le traitement des leads qui lui sont attribués.