Pour la majorité des utilisateurs de HubSpot, le portail HubSpot est l'outil central de l’activité de leur entreprise, que ce soit dans la gestion des efforts Marketing, la gestion des processus commerciaux, les automatisations opérationnelles, et encore plus important, la gestion de l’entièreté de la base de données.
Bien organisé, HubSpot est un outil très puissant. Cependant, il est très facile de laisser le chaos s’installer au sein d’un portail HubSpot. Chaos qui peut avoir un effet dévastateur sur le déroulement opérationnel et les résultats d’une entreprise.
Dans cet article, nous allons détailler 7 règles à respecter impérativement pour maintenir un portail sain, organisé et optimisé pour la bonne croissance de votre entreprise.
Sommaire :
La première action à effectuer pour maintenir un portail organisé consiste à délimiter les actions réalisables pour chacun de vos collaborateurs.
Un portail doit suivre une logique d’organisation. Si tout le monde peut créer ses propres automatisations, propriétés, listes, etc. Votre portail deviendra une véritable usine à gaz incompréhensible et vous prenez le risque de :
Pour maintenir cette cohérence d’organisation, il est important de définir en amont, qui dans votre équipe est habilité à réaliser quelle action.
Une fois défini, vous pouvez vous rendre dans l’onglet “Équipes et Utilisateurs” de vos paramètres pour créer des équipes, des sets d’autorisations et attribuer des sièges payants si besoin.
Note : Il est fortement conseillé de réduire au maximum le nombre de rôles “Super Admin” attribués. Dans l’idéal, votre portail doit être sous la responsabilité d’un unique spécialiste HubSpot.
Au fur et à mesure du développement de votre activité et donc, de votre portail, le nombre d’”actifs marketing” (emails, listes, rapports, campagnes, workflows, propriétés, etc.) se décuple.
Si aucune nomenclature n’est instauré, trouver l’actif dont vous avez besoin sera de plus en plus difficile et entrainera une perte de temps, de productivité et de clarté au sein de votre portail.
Il est donc important de définir, appliquer et respecter une nomenclature claire et globale à l’ensemble de vos actifs afin de pouvoir identifier n’importe quel actif en un instant.
Un exemple de nomenclature peut être la suivante :
Le plus important est de conserver cette nomenclature pour tous les types d'actifs que ce soit des emails, des pages web, workflows ou encore listes de contacts.
Un autre avantage de ces nomenclatures est de permettre à tous les utilisateurs, notamment les nouveaux entrants de comprendre rapidement et simplement l’utilité et le rôle de chaque actif.
HubSpot nous permet d’organiser la plupart de nos actifs dans des dossiers et sous-dossiers (listes, emails, workflows, etc.).
La construction en “fil d'Ariane” de notre nomenclature facilite grandement l’organisation en dossiers.
De la même manière que les nomenclatures, parcourir vos différents actifs sur HubSpot sera beaucoup plus évident et vous permettra d’identifier le contenu désiré instantanément.
L’organisation opérationnelle et la gestion de votre base de données passent inévitablement par la création de propriétés personnalisées et la mise en place de Workflows d’automatisations.
Il peut être très facile de faire le mauvais choix pour un formulaire entre deux propriétés, ou de ne pas comprendre le rôle et l’impact d’un workflow actif depuis plusieurs mois.
Pour éviter ces soucis, vous avez la possibilité d’ajouter une description à vos propriétés et Workflows. Cette donnée interne n’est visible que au sein de votre portail HubSpot et vous permet de renseigner le plus d’information pertinente relative à ces actifs afin de s’assurer une bonne compréhension et transmission des efforts d’organisations réalisés sur votre portail.
HubSpot propose un certain nombre de types de propriété (Menu déroulant, CheckBox simple, Calendrier, Nombre, etc.)
Même s' il peut être tentant de ne pas considérer chaque option lors de la création ou l’utilisation d’une propriété, il est important de comprendre que chaque type vient avec son lot d’avantages et d’inconvénients.
L’exemple le plus impactant est l’utilisation de la propriété Country/Region (texte sur une seule ligne) native à HubSpot dans vos formulaires qui rendra l’information du pays de vos leads totalement inexploitable.
De manière générale, il vaut mieux éviter d’utiliser les propriétés “Texte sur une seule ligne” lorsqu’il existe plusieurs autres solutions.
N’ayez pas peur de créer vos propres propriétés quitte à remplacer celles conçues nativement par HubSpot qui peuvent ne pas être adaptées à vos processus opérationnels.
Plus vous allez automatiser vos processus et la gestion de votre base de données, plus la maintenance et l’identification d’erreur se révélera complexe.
Toutes ces questions nécessitent beaucoup de temps de vérifications et de contrôle pour obtenir une réponse.
Vous pouvez utiliser les workflows de HubSpot pour vérifier que toutes vos opérations s’effectuent sans souci. Je publierai bientôt un article détaillant de manière précise mon système de suivi de santé de base de données.
Appliquer toutes ces règles est plus facile à dire qu’à faire. Pris dans les priorités de votre activité, ces étapes peuvent sembler chronophage et passer en second plan.
Prenez le temps à chaque début de trimestre de réorganiser votre portail, archiver les actifs obsolètes, mettre à jour vos rapports, automatisations, et listes.
J’espère que ces conseils vous auront été utiles et que vous réussirez à les appliquer quotidiennement dans la gestion de votre portail.
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