Le plus gros défis d’un admin HubSpot dans une entreprise à forte croissance n’est pas de développer le portail HubSpot pour l’aligner avec les demandes de croissance de l’entreprise mais de réussir à maintenir un portail propre, organisé sans aucun conflit d’automatisation ou de gestion de données.
Un portail HubSpot n’est jamais figé et demande à être remanié en permanence pour intégrer les nouvelles demandes et besoins de toutes les équipes. La charge opérationnelle nous amène à implémenter de nouveaux procédés sans forcément avoir le temps de s’assurer que 100% de nos opérations se déroulent de la manière souhaitée.
Est ce que tous les leads remplissent les bons formulaires ?
Est-ce que 100% des workflows opèrent de la bonne manière pour 100% de nos leads ?
Est-ce que toutes les propriétés nécessaires sont présentes pour chacun de nos leads ?
Plus notre portail HubSpot se complexifie, plus nous perdons le contrôle sur sa qualité et plus l’identification de potentielles erreurs est difficile.
Dans cet article, voyons comment créer un Système de Santé automatisé pour garder une vision claire de l’état de notre portail et pouvoir régler les problèmes de manière efficace.
Sommaire :
- L’importance et le rôle d’un système de santé de portail HubSpot
- Identifier le parcours utilisateur optimal
- Définir le parcours
- Lister les propriétés et workflows concernés
- Classer ces actifs par ordre d’importance
- Créer les propriétés et listes de suivi de santé
- Créer le Workflow de système de santé
- Nettoyer et Requalifier
- Le tableaux de bords de suivi de santé de portail HubSpot
- Notes de fin
L’importance et le rôle d’un système de santé de portail HubSpot
Pour garantir une efficacité dans la génération et la gestion de données ainsi que dans la bonne réalisations des automatisations opérationnelles gérées par notre portail HubSpot, il est capital de s’assurer que toutes les actions attendues se déroulent de la bonne manière pour l’entièreté de notre base de données.
Comme mentionné en introduction, le suivi de la santé d’un portail HubSpot se révèle de plus en plus difficile à mesure que votre portail évolue. Il est donc primordial de mettre un système en place qui s’occupera d’identifier, segmenter et alerter chaque potentielle erreur intervenant sur votre portail.
La méthode que j’ai mise au point s’appelle le “Système de Santé” et consiste, à travers un workflow, à retracer toutes les actions d’un lead pour vérifier si elles sont conformes aux procédés opérationnels mis en place par l’entreprise.
Ce workflow s’occupera d’identifier les potentielles erreurs, les classer par ordre de priorités, créer des listes des contacts concernés et alerter un utilisateur du portail de ces soucis.
Mettre en place ce système a deux avantages :
- Identifier au plus vite une erreur opérationnelle et sa cause
- Guider l’utilisateur dans sa résolution en orientant ses recherches
Voyons maintenant comment mettre en place ce système sur votre portail.
Identifier le parcours utilisateur optimal
Ce système est basé sur le suivi des actions affiliés à un lead, de la génération d’information, le traitement de cette dernière et aux automatisations en découlant. Le première étape est donc de coucher sur papier l’entièreté de ce parcours pour constituer le squelette de notre workflow.
Définir le parcours
Afin d’illustrer la création de ce workflow, nous allons prendre l’exemple simple d’un système basique constitué des étapes suivantes :
1. La récolte d’information sur un nouveau formulaire de Lead Magnet
Nous venons de changer notre système de qualification en intégrant de nouvelles propriétés à notre formulaire n’étant pas présentes sur nos anciens formulaires. Il est important de collecter ces informations pour chaque nouveau lead entrant. Pour cet exemple disons : Numéro de Téléphone uniformisé, Pays, Nom de l’entreprise et Nom de domaine de l’entreprise.
2. L’envoi d’un email de confirmation et de téléchargement du Lead Magnet
Une fois le formulaire soumis par le Lead, nous envoyons un mail de confirmation avec le lien de téléchargement de notre lead magnet. Il est important que ce mail soit correctement envoyé et reçu.
3. L’inscription dans un workflow de qualification
Chaque nouveau lead téléchargeant notre lead magnet doit être inscrit dans un workflow de qualification pour pouvoir le définir en tant que Marketing Qualified Lead (MQL) ou l’identifier en tant que “Non-Qualifié”. Il est important que chaque lead complète le workflow et le résultat correspondant à ses propriétés.
4. L’envoie d’une séquence de Nurturing
Si le Lead est qualifié, il doit recevoir une séquence de nurturing visant à réserver un appel commercial. Il est important que le mail soit correctement envoyé et reçu.
Lister les propriétés et workflows concernés
Maintenant que notre parcours est bien défini, il nous suffit de lister toutes les actions concernées par ce parcours pour pouvoir les identifier sur notre workflow.
Dans notre exemple, on obtient cette liste d’actifs :
Classer ces actifs par ordre d’importance
Les erreurs survenant sur notre portail n’ont pas la même importance et ne requiert pas la même urgence d’intervention. Nous distinguerons deux types d’erreurs :
- Les erreurs opérationnelles : qui bloquent votre lead dans son parcours et ne déclenche pas les bonnes automatisations.
- Les erreurs qualitatives qui empêchent la consistance de données de votre portail et entravent les capacités analytiques et la rapidité d’exécution de vos utilisateurs.
Pour simplifier la lecture des rapports du système de santé et pour égayer notre journée, nous allons traduire les erreurs opérationnelles par “😵” et les erreurs qualitatives par “😷”.
En reprenant notre liste d’actif, nous pouvons désormais ajouter le bon niveau d’importance à chaque actif :
Libre à vous de définir vos ordres d’importances et de les adapter à votre système.
Créer les propriétés et listes de suivi de santé
Maintenant que nous avons listé et théorisé nos différentes étapes du parcours de nos leads, il nous faut pouvoir les identifier sur notre portail. Pour ce faire nous allons devoir créer deux propriétés et une liste par erreur listée .
Les propriétés de suivi de santé
Nous allons créer deux propriétés :
- Process Health
La propriété “Process Health” est un baromètre visuel de la santé opérationnelle d’un lead. La propriété est de type “Plusieurs cases à cocher” et est composée des valeurs suivantes :
🤩: Le lead possède toutes les informations nécessaires et optimisées et à effectuer tout le parcours lui étant destiné. C’est un lead sain.
😷: Le lead n’a pas de souci impactant l’opérationnel mais réduisant la capacité de gestion et de segmentation de notre base.
😵: Le lead n’est pas adapté au système opérationnel du portail et est dans l’incapacité de suivre le parcours prévu.
- Issue’s reasons
La propriété “Issue’s reasons” est une propriété de type “Plusieurs cases à cocher” visant à indiquer la cause du problème pour chaque lead. À chaque étape de vérification de notre workflow, si le lead ne correspond pas aux conditions d’une étape, la propriété “Issue”s reasons” se verra alimenter par la raison correspondante.
Il nous faut donc créer une valeur de propriété par étape de vérification de notre workflow. Pour ce faire reprenez la liste définie en partie 2 :
Vous aurez une propriété semblable à celle-ci :
Les listes de suivi de santé
La dernière étape avant de créer votre workflow de Système de santé est de créer les listes de suivi de santé.
L’idée derrière ces listes est de pouvoir segmenter automatiquement tous les leads correspondant à une erreur en particulier pour simplifier le nettoyage et avoir une visualisation de l’étendue du problème concerné.
Pour ce faire, il vous suffit simplement de créer une liste active par valeur de propriété “Issue’s Reasons” et de les éditer de la manière suivante :
Répétez l’opération pour chacune des valeurs de votre propriété :
Créer le Workflow de système de santé
Maintenant que nous avons rempli tous les pré-requis pour la création de notre système, nous pouvons nous concentrer sur le Workflow.
Le bon type de workflow
Dans notre cas nous souhaitons vérifier la conformité d’un lead contact avec son parcours, nous allons donc choisir un Workflow à partir de zéro, basé sur les contacts et vide.
Les critères d'inscriptions
Les critères d’inscriptions vont dépendre de la part de votre base de données que vous voulez diagnostiquer. Dans notre cas, nous voulons pouvoir identifier des erreurs sur l’entièreté de notre base de données, nous allons donc prendre le critère le plus global : Date de création = Connue.
L’élément le plus important de nos réglages de critères d’inscriptions est d’activer la ré-inscriptions. En effet, l’idée est de réinscrire manuellement les listes que nous avons créées une fois le nettoyage effectué.
Construire le Workflow
Maintenant que nous avons paramétré nos critères d’inscriptions, la première étape consiste à effacer les valeurs de nos deux nouvelles propriétés. Pourquoi ? Car à chaque réinscription dans le workflow, nous souhaitons remettre les compteurs à 0 afin que les résultats du workflow soient adaptés à la nouvelle situation de nos leads.
Nous souhaitons également laisser un délai correspondant au déroulement de toutes vos automatisations. Par exemple, si le temps d’action entre la génération d’un lead, sa qualification et l’envoie du premier mail de nurturing est de 20 minutes, alors il est judicieux d’attendre au moins 30 min pour être certain que notre workflow de système de santé prenne en compte l’entièreté des propriétés mises à jour.
Maintenant que notre réglage de base est effectué, il suffit de reproduire les différentes étapes du parcours défini en partie 2 et de tester avec des branches si/alors l’entièreté des actions listées.
Dans notre exemple, notre premier test concerne le formulaire soumis par nos Leads (New Form 2023).
En reprenant notre liste d’importance, on note que la complétion d’un mauvais formulaire est une erreur qualitative : 😷, nous allons donc définir les propriétés Process Health et Issue’s Reasons avec les valeurs correspondantes.
Attention, il est important de sélectionner “Ajouter une valeur” et pas “Remplacer une valeur” afin de ne pas perdre l’historique des erreurs d’un Lead.
De la même manière que dans un workflow de qualification automatisé, créez une nouvelle branche Si/alors par action afin de tester l’entièreté des différentes actions sous la branche verte de votre Workflow.
N’oubliez pas d’ajouter une étape “Aller à l’action” à la fin de chaque définitions de la propriété “Issue’s Reasons” afin de rediriger tous les leads concernés vers la suite du workflow et ainsi obtenir un diagnostic global pour chaque Leads.
Répétez cette exacte logique pour l’entièreté des actions listées au préalables, vous obtiendrez un workflow semblable à celui-ci :
Le workflow peut être très étalé suivant le nombre de critère que vous souhaitez tester. Cependant sa conception et son organisation sont, au final, très linéaires.
La dernière étape consiste à indiquer que, si à la fin du workflow la valeur Process Health est inconnue, alors définir le lead en tant que sain en choisissant la valeur : 🤩
Pour ce faire, il suffit de créer une dernière branche Si/Alors avec ces paramètres et de relier la dernière branche rouge avec une étape “aller à l’action”.
Nous voulons que notre workflow nous indique via une tâche lorsqu’un lead est concerné par une erreur, pour ce faire ajouter une étape de tâche et personnalisez là comme bon vous semble.
Publiez votre workflow et décidez si vous souhaitez le rendre rétroactif.
Nettoyer et Requalifier
Notre workflow trie automatiquement nos leads nécessitant une intervention et les place dans les listes par raisons que nous avons créé ensemble en début d’article.
Prenons un exemple simple, celui d’un numéro mal formaté.
Il nous suffit de nettoyer la base de donnée (à travers un export import par exemple) et de réinscrire les membres de cette liste dans notre workflow de système de santé.
Le tableaux de bords de suivi de santé de portail HubSpot
Une conséquence positive d’organiser notre système de santé autour de deux propriétés est la simplicité de création de rapports que cela apporte.
En seulement trois rapports, on peut constituer un tableau de bord clair pour diagnostiquer la santé de notre portail en un clin d'œil.
Notes de fin
J’espère que ce tutoriel pour créer et implémenter un système de santé de portail HubSpot était suffisamment clair.
Si vous souhaitez approfondir vos compétences HubSpot et retrouver tous les workflows créés et présentés par HS Simple, n'hésitez pas à demander votre accès gratuit à la boîte à workflow. Une page web privée listant tous les workflows demandés par la communauté avec une vidéo explicative et un plan d'action simple sous forme de « to-do list ».
Comments