HubSpot regorge de “trucs et astuces” pouvant rendre la gestion de votre portail bien plus facile et/ou rapide !
Dans cet article nous allons nous concentrer sur 5 astuces concernant la propriété sur HubSpot. Grâce à ces astuces, vous pourrez organiser votre base de données contacts de manière plus optimale.
Sommaire
Déjà présentée plusieurs fois sur ce blog, la recopie de propriété est très utile pour optimiser la gestion de votre base de données HubSpot.
À travers un simple Workflow de recopie, vous allez pouvoir :
On peut se demander quel est l’intérêt d’effectuer ces conversions. Il existe une différence entre la manière de collecter une information sur HubSpot (que ce soit dû aux limitations de l’outil en lui-même ou à l’expérience utilisateur) et la manière la plus optimale de la stocker dans notre base de donnée ou de l’utiliser pour nos processus et rapports.
Par exemple, un formulaire de prise de rendez-vous HubSpot ou un formulaire “Pop-up” nous permet uniquement de récupérer des propriétés de contact. Une recopie permet alors de récupérer une information sur l’entreprise d’un contact pour ensuite la convertir et la stocker sur la fiche entreprise associée.
Un autre exemple concernant les conversions de types : Le type de propriété impact la manière dont on va pouvoir filter notre base vis-à-vis de cette propriété. Par exemple une propriété “Nombre” sera filtrée par ordre de grandeur (Plus petit que, égale, plus grand que, etc.), alors qu’une propriété “texte sur une seule ligne” pourra être filtré par “commence par” “contient”, “termine par”. Pour réqliser un workflow d’attribution de lead égalitaire, nous avons besoin d’identifier les derniers numéros de la propriété Record ID (nombre). Nous avons donc besoin d’effectuer une recopie pour convertir cette propriété en ‘texte sur une seule ligne”.
Voici à quoi ressemble un Workflow de recopie :
HubSpot nous permet de créer des propriétés de Calcul. Parmi les options de Calcul on retrouve la possibilité de créer des propriétés “Délais entre“.
Ces propriétés nous permettent de calculer le nombre de jours séparant deux propriétés de dates. Grâce à ces propriétés on peut créer des tâches automatisées pour recontacter des leads X jours après leur création ou le dernier appel par exemple.
Pour créer une propriété de calcul “délai entre”, créez une nouvelle propriété, sélectionnez le type “Calcul” et dans la formule de calcul sélectionnez l’option “Délais entre”, il ne vous reste plus qu’à choisir les deux propriétés de dates concernées.
Cette astuce va permettre de déclencher des automatisations ou des propriétés de délais basées sur la date d’aujourd’hui. Il suffit de créer deux propriétés et deux workflows qui vont permettre de mettre à jour une propriété de date affichant tout le temps la date d’aujourd’hui.
Libre à vous d’être créatif dans la manière dont vous allez utiliser cette nouvelle possibilité.
Pour ce faire créez deux propriétés de date :
Ensuite créer un workflow à partir de zéro que vous nommerez “Setup : Date d’ajourd’hui”.
Voici comment créer ce workflow:
Ensuite, créez un deuxième Workflow appelée “Date d’aujourd’hui - Boucle interne” qui sera construit de la manière suivante :
ATTENTION : Vous devez absolument, pour les deux Workflows, activer la réinscription :
Le système fonctionne de la manière suivante :
Le premier workflow va définir la date d’aujourd’hui sur la propriété “Date d’aujourd’hui” et va automatiquement inscrire le contact dans le deuxième workflow.
Le deuxième workflow possède un délai de 24h avant de renseigner la propriété “Date d’aujourd’hui pour Boucle interne”
Cette propriété, lorsqu’elle est connue, re-déclenche notre premier workflow qui viendra mettre à jour la propriété “Date d’aujourd’hui” en effaçant la propriété “Date d’aujourd’hui pour Boucle interne”, ce qui permettra un cycle infini entre ces deux Workflows.
Ainsi, chaque jour (chaque 24h) la propriété date d’aujourd’hui sera actualisée.
Lors du premier lancement, faites une liste composée de toute votre base de données et inscrivez manuellement cette liste au Workflow “Setup : Date d’aujourd’hui”.
HubSpot propose nativement une propriété appelée “HubSpot Score” utilisée pour définir le Lead Scoring de vos contacts.
Mais saviez-vous que vous pouvez créer une multitude de propriété de Score pour mesurer d’autres types d’engagement comme par exemple, la rétention client, la satisfaction ou tout autre information nécessaire au bon déroulement de vos opérations ?
Pour se faire, il vous suffit de créer une nouvelle propriété de Score et d'indiquer les metrics que vous souhaitez prendre en compte.
Cette astuce vous permet également de tester simultanément plusieurs modèles de Lead Scoring.
Notre dernière astuce permet d’égayer un peu votre quotidien sur HubSpot. L’éditeur de propriété permet de rentrer des Emojis en tant que valeur.
Bien qu’accessoire, cette fonctionnalité vous permettra de construire une base de données beaucoup plus visuelle et d’égayer par exemple les différents tableaux de bords de votre portail.
Il est fortement conseillé de limiter l’utilisation de valeurs Emojis à des propriétés à choix défini (Menu déroulant, choix multiples, etc.) afin de conserver une cohérence de vos données.
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